Ви можете збільшити свої шанси на отримання обладнання, програмного забезпечення, витратних матеріалів, персоналу або інших необхідних ресурсів, якщо ви зосереджені на їхній користі для своєї компанії, а не просто до себе або вашого відділу. Визначення того, як необхідні ресурси допоможуть скоротити витрати або збільшити прибуток, допоможуть вам зробити сильний аргумент, коли ви звернетеся до додаткової допомоги.
Знайдіть свого лідера
Головне речення - це відкриття, яке говорить читачеві, чому лист важливий. Вирішіть головну заяву, яку ви хочете зробити, щоб обґрунтувати свій запит на додаткові ресурси та використати її для початку вашого листа. Це може бути широким твердженням, наприклад, що ресурси, які ви просите, допоможуть збільшити продажі або скоротити витрати. Потім ви надаєте підтримку для своєї претензії в тілі листа.
Наприклад, якщо ви запитуєте нове програмне забезпечення для відділу бухгалтерського обліку, ви можете почати свій лист із: «Я хотів би отримати дві ліцензії на програмне забезпечення ABC для відділу бухгалтерського обліку, які допоможуть компанії зменшити кількість втрачених замовлень і збільшити Ви пояснили, що програмне забезпечення дозволить вам швидше обробляти та затверджувати нові рахунки клієнтів, приводити до більш швидких поставок замовлень і швидше збирати дебіторську заборгованість.
Отримати підтримку
Напишіть список людей, які отримають вигоду від вашого запиту, крім тих, хто буде безпосередньо використовувати ресурси. Наприклад, якщо ви вимагаєте ресурсів, які допоможуть вам проводити більш швидкі перевірки кредиту на потенційних клієнтів, це допоможе вашому відділу продажів уникнути втрати клієнтів, які продовжують здійснювати покупки для іншого постачальника, поки очікують схвалення. Зверніться до відділу продажів і попросіть їх отримати дозвіл на використання їхнього підтвердження вашого запиту. Подивіться на проблеми, які ваші нові ресурси вирішать і знайдете людей, які постраждали від цих проблем.
Запустіть номери
Напишіть список способів, яким ваш запит заощадить гроші компанії або збільшить продажі. Навіть якщо ви просите ресурсів для того, що має очевидно нематеріальну користь, ви все одно зможете знайти фінансові вигоди. Наприклад, якщо ви хочете, щоб ресурси розпочали оздоровчу програму для працівників, зустрічайтеся з відділом кадрів, щоб визначити витрати компанії на пропуски, страхові відшкодування, оборотність працівників, компенсаційні вимоги працівників та інші втрати в продуктивності, які може знизити оздоровча програма. або пом'якшити.
Перелік якісних переваг
Деякі переваги, які надаватимуть ваші затребувані ресурси, можуть бути незрозумілими, але ваші начальники все одно зможуть побачити, як вони позитивно вплинуть на компанію.Такі переваги можуть включати поліпшення морального стану працівників, зменшення обороту, підвищення задоволеності клієнтів, зниження прибутків клієнтів та підвищення продуктивності та ефективності.
Показати співвідношення витрат / вигод
Якщо можливо, завершіть лист, показуючи співвідношення витрат / вигод вашого запиту. Перерахуйте всі витрати, пов'язані з Вашим запитом, а потім перелічіть кількісні та якісні вигоди, які надаватимуть надані Вам ресурси. Напишіть свій лист за допомогою пункту «Скажіть їм, що ви їм скажете. Скажіть їм. Скажіть їм, що ви їм сказали, ”формат, починаючи з сильного свинцю, підтримуючи його в тілі листа, і закінчуючи рекап.
