Ви, швидше за все, отримаєте потрібні додаткові співробітники, якщо ви зосереджуєте свою енергію на повідомленні роботодавцю про те, як нові працівники принесуть користь компанії, а не самі. Кількісна оцінка фінансової, клієнтської та продуктивної допомоги покращить ваші шанси на отримання потрібної вам допомоги.
Крок перший: Перелічіть проблеми та можливості
Напишіть список причин, по яких вам потрібні додаткові співробітники. Можливо, у вас є компетентний персонал, але цього недостатньо. Наприклад, ви не зможете виконати терміни, обробити скарги клієнтів або виконати замовлення вчасно. Ваша потреба в персоналі також може виникнути внаслідок відсутності потрібних співробітників. Це може призвести до помилок, збільшення витрат, втрати можливостей продажу або юридичних зобов'язань. Проблеми, спричинені неправильним персоналом, можуть включати:
- Низька продуктивність
- Знижена ефективність
- Збільшення травм
- Погане обслуговування клієнтів
- Відступ клієнтів
- Збільшення витрат
- Зменшився моральний дух
- Підвищення обороту працівників
- Загублені продажі
- Вузькі місця
Крок другий: Перерахуйте переваги
Напишіть перелік переваг, які додає персонал компанії. Це відображатиме список проблем і можливостей, але покаже, як додавання робочої сили надає компанії прибуток від своїх інвестицій. Наприклад, проблеми, спричинені відсутністю торгових представників, включають відсутність здатності шукати нових клієнтів, збільшити обсяг продажів від існуючих клієнтів і забезпечити обслуговування клієнтів. Переваги додавання персоналу можуть включати збільшення продажів і доходів - забезпечити, якщо можливо, цифри, а також покращити утримання клієнтів і зменшити прибутковість продукції.
Крок третій: Розрахуйте витрати
Визначте, який обсяг заявленого найму буде коштувати компанія. Включіть заробітну плату, зарплати, податки на заробітну плату, пільги, обладнання та програмне забезпечення, тому компанія знає, що ви зробили свою домашню роботу. Ви не хочете надавати співвідношення витрат і вигод у своєму запиті, заснованому лише на заробітній платі та зарплаті, лише щоб фінансовий відділ збив це число, додавши накладні витрати.
Крок четвертий: Напишіть опис роботи
Якщо ви в змозі переконати свою компанію в необхідності найняти додаткового персоналу, керівництво хоче побачити інформацію про позиції, які ви пропонуєте. Отримайте копію організаційної діаграми компанії, щоб визначити, де будуть відповідати нові співробітники.Визначте посади і створюйте детальні посадові інструкції, які показують, що ці нові позиції відповідатимуть потребам або вирішуватимуть проблеми, які ви виділили.
Крок п'ятий: Організуйте свій документ
Вирішіть, як ви представите інформацію у своєму листі. Почніть з сильного відкриття, яке привертає увагу до того, що в компанії є проблема або відсутня можливість. Підключіть відчутний вплив на проблему або можливість, щоб компанія знала, скільки грошей вона втрачає, або за рахунок збільшення витрат або пропущених продажів. Як тільки ви продемонструєте, що компанія має конкретну проблему, надайте своє рішення. Порівняйте переваги, які отримує компанія, додавши нові працівники до вартості їх придбання. Покажіть втрати компанії, якщо вона не наймає нових працівників. Не забувайте включати потенційні втрачені продажі та доходи, якщо компанія не вирішує ситуацію з недостатньою кількістю персоналу. Виберіть важливу інформацію, яку ви хочете виділити, яку ви можете включити в постскрипту до вашого листа.
