Як написати план комунікацій проекту

Коли Ваша компанія або організація має важливу інформацію для спілкування, а Ваші звичайні канали недостатні, сплануйте проект тактичних комунікацій, налаштований відповідно до змісту та обставин. Оголошення, що користуються митними планами, зазвичай є важливими одноразовими, неплановими подіями, такими як зміна керівного складу виконавчої влади, планування найму та звільнення, зміна виплат працівникам та переміщення об'єктів компанії. Вони часто залучають зовнішню та внутрішню аудиторію. Створення плану тактичних комунікаційних проектів допомагає забезпечити розгляд ключових питань: кому потрібно чути те, від кого, якими засобами, коли і до якого кінця? План також визначає завдання, підзвітність та терміни --- згладжує роботу з управління проектами.

Поясніть і підтвердьте перед тим, як плануєте. Визначте «власника» проекту - зазвичай особу, що його призначає --- хто буде консультувати і затвердити ваш план. З цим власником проекту: - Підтвердьте суть змісту оголошення, бажані строки та вимоги до конфіденційності. Підтвердьте, чи існують незвичайні чутливості чи обставини, наприклад, вимоги щодо правового чи членства. - Підтвердити, як проект підходить як тактика у всебічних стратегіях у сфері зв'язків з громадськістю та комунікацій. - Згода на джерела для отримання більш детальної інформації та вхідних даних, які ви потребуєте, наприклад, менеджера з людських ресурсів вашої компанії або голови виконавчого комітету виконавчої влади. - Визначте вимоги щодо схвалення та звітування для вашого проекту. Погодьтеся, чи будете ви керувати проектом неформально або структурувати команду проекту. - Визначити вимоги до схвалення для робочих продуктів, що випливають з плану, наприклад, перегляд юридичних, кадрових та фінансових представників або окремих керівників. - Встановити параметри для необхідних ресурсів, таких як бюджетні очікування та використання зовнішніх установ.

Кристалізувати мету і завдання. Мета полягає в тому, що ви хочете зробити, як правило, починаючи з "To …" Цілі, як правило, починаються з дієслова дії - це те, що ви хочете робити, коли, виражені як процеси або бажані результати. У цьому світлі мета, щоб зробити ваше оголошення на певну дату - мета. Мета може полягати в "задоволенні потреб та переваг зацікавлених сторін для своєчасної та фактичної інформації, що стосується (теми), таким чином, щоб підтвердити імідж та цінності компанії". Пов'язуйте цю мету з загальною стратегією у сфері зв'язків з громадськістю та комунікації.

Профіль зацікавлених сторін і аудиторій. Стратегічне планування цілком ймовірно визначило цілі комунікації загальними шляхами. Для вашого тактичного проекту загострить фокус. Зацікавлені сторони - це групи або окремі особи, на які вплине конкретна інформація, яку ви збираєтеся надати, і таким чином є ключовою аудиторією. Додайте до списку інші аудиторії, в яких ви хочете створити, змінити або підтвердити сприйняття. Використовуйте таблицю або електронну таблицю з наступними заголовками стовпців, щоб підсумувати ваш аналіз: - сегмента аутентифікації. Дайте кожному з них назву, а при необхідності - і ті складові. Підсегментна група, якщо потреби в комунікації відрізняються в межах групи. Приклад: всі працівники, працівники ураженого підрозділу, наглядачі. Запитайте: "Хто повинен або хоче знати про це --- і чому?" Наприклад, розглянемо ключових клієнтів, власників акцій, громадськості, колег у вашій галузі, політичних органів і значних постачальників. Виберіть, чи будуть новинні ЗМІ бути цільовими сегментами або замість цього будуть використовуватися як канали для досягнення таких сегментів, як загальна громадськість та бізнес-спільнота. --Необхідно / Повідомлення. Хоча поінформованість і розуміння є цілями для всіх аудиторій, деякі з них можуть мати особливі потреби. Працівники, можливо, захочуть знати, як вони будуть порушені закриттям офісу, наприклад, або членам асоціації процес, за допомогою якого відставний виконавчий лідер буде успішним. Члени правління, керівники, наглядачі та менеджери облікових записів належать до тих, кому потрібні не тільки новини, а й план спілкування з ними, особливо якщо вони грають певну роль. Визначте ключові повідомлення для кожного сегмента. --Ключний комунікатор. Від кого б кожен сегмент очікував або хотів би почути ваші новини? Визначте, що представник буде "обличчям" спілкування з кожною групою, яка, наприклад, буде цитуватися у прес-релізі, або вести конференцію з працівниками. Незважаючи на те, що бізнес-співтовариство може розраховувати почути від головного виконавчого директора, працівники можуть вважати за краще отримувати інформацію від своїх керівників та ключових клієнтів своїми менеджерами.

Планують каскадні послідовності і канали. Якщо ви коли-небудь були вражені, дізнавшись в першу чергу від газети про великі зміни, які планує ваша компанія, ви розумієте принцип "без сюрпризів" і важливість каскадних відомостей, щоб не було сюрпризів. На тимчасовій робочій таблиці або таблиці вкажіть цільові сегменти в тому порядку, в якому вони будуть повідомлені, працюючи від дати та часу, коли Ваша інформація буде найпоширенішою (часто час загального випуску новин). Хоча деякі дистрибутиви можуть бути одночасними, розгляньте, чи потрібні деякі сегменти попереднього повідомлення про прибуття. Наприклад, органам нагляду може знадобитися час, щоб підготуватися до запитань працівників, і члени ради можуть побачити повідомлення про майбутні газетні статті. У стовпці поруч з кожним сегментом визначте канал (канали), через який буде здійснюватися зв'язок. Канали - це методи розповсюдження інформації, зазвичай пов'язані з подіями та письмовим змістом. Приклади: - Для виконавчої команди, членів правління, керівників ключових департаментів та керівників - попередньо повідомляйте по електронній пошті. - Для співробітників - попереднє повідомлення електронною поштою, відомчі збори, відеоконференція, зміст веб-сайту. - Для ключових компонентів - попереднє повідомлення факсом і електронною поштою, презентація в прямому ефірі. - Для широкої громадськості - розповсюдження загального випуску новин, прес-конференції, змісту веб-сайту.

Визначте необхідні заставні. Обезпечення - це матеріали, що використовуються при виконанні вашого плану комунікацій - документи та аудіовізуали, такі як фотографії та записи. Класифікуйте їх як: - Основні заставні, для використання з кількома сегментами. Приклади: випуск новин, інформаційний бюлетень, запитання та відповіді, фотографії, зміст веб-сайту. - Документи, що стосуються сегментів, комунікації, які спрямовуються на певні аудиторії, що відповідають їхнім потребам та уподобанням, а також "голосу" їх бажаного представника. Часто це є нотатки з ключового комунікатора сегменту, що додає копії вищезазначених заставів, зокрема, новин. "Я хотів би, щоб ви знали, що наша компанія оголошує пізніше днем новини, що …" Ці заклади також можуть включати в себе точки розмови, контури контенту, або аудіовізуальні повідомлення для ключових комунікаторів, таких як члени виконавчої команди і керівники. - Консультативні застереження, записки від вас до інших, які, як очікується, візьмуть участь у проекті, повідомляють їм план комунікації та очікувані ролі в ньому. Прикріпіть відповідні копії застав та фундаменту. У таблиці або електронній таблиці визначте для кожного забезпечення наступне: ім'я, ключовий комунікатор, призначений для, дата виконання проекту, обов'язкове схвалення, остаточна дата завершення.

Підтвердьте необхідну підтримку. Визначте, яку підтримку вимагатиме розгортання вашого проекту, і підтвердьте його доступність. Якщо не існує постійної підтримки, скористайтеся таблицею або електронною таблицею, щоб детально описати, як ви отримаєте таку підтримку, як ідентифікацію елемента підтримки, джерела та вартості: - Можливість і відповідальність за масові передачі, такі як групові електронні листи - Механізми для групових зустрічей, конференцій новин та інших подібних подій.

Детальний розгортання проекту. Використовуйте таблицю або електронну таблицю для послідовного переліку та встановлення часу для кожної діяльності, яку плануєте розпочати. Визначте, хто буде робити що і коли, а також заощадження, які кожен буде використовувати. Розгляньте ці заголовки стовпців: номер, дата і час, активність, засоби забезпечення, які будуть використовуватися, відповідальні особи і статус або нотатки. Плануйте включити деталі розгортання проекту до консультативних застав, які ви надаєте іншим особам, які беруть участь у ньому, такі як члени виконавчої команди, керівники та допоміжний персонал.

Планування подальших заходів. Використовуйте таблицю або таблицю, щоб деталізувати такі дії, як: - Питання про оголошення оголошень від зацікавлених сторін, таких як співробітники та засоби масової інформації - Оцінка проекту, цілком імовірно, включаючи успіх виконання проекту та суб'єктивні оцінки відповіді аудиторії

Зробити бюджет. Визначте очікувані витрати відповідно до фінансової політики вашої організації. Можливо, вам знадобиться лише визначити ті, які ще не включені до існуючого бюджету для загальної підтримки зв'язку.

Затвердіть план проекту. Перед тим, як почати виконання, зверніться до власника проекту для затвердження і попросіть пропозиції щодо поліпшення. Передмова до документа про пропозицію з коротким резюме. Дотримуйтесь цієї схеми та включіть ваші таблиці / таблиці замість детального опису: - Резюме - Мета проекту та цілі - Зацікавлені сторони та аудиторії (таблиця або таблиця) - Детальна інформація про роз'яснення (таблиця або таблиця) - товари (таблиця або електронна таблиця) --Послідувати плани - Необхідна підтримка --Буджет

Поради

Якщо конфіденційність дозволяє, проконсультуйтеся з учасниками та аудиторіями або з тими, хто працює з ними, щоб краще зрозуміти їхні інформаційні потреби та інтереси. Окрім ваших звичайних каналів зв'язку, плануйте спеціальні заходи для нестандартних новин, які означатимуть його «особливість».