Будь-яка зустріч або проект є більш успішним, якщо завдання призначаються під час зустрічі та завершуються поза межами зустрічі. Дотримуючись простих формул 3W (Що, Хто і Коли) для зустрічей дій, шанси на продуктивну роботу, виконану за межами часу зустрічі і на час, збільшуються. Належне призначення дій може зменшити проблеми, пов'язані з подальшою діяльністю. Надання хороших дій допоможе тестуванню хороших ідей та рішень проблем, а також реалізації будь-яких рішень, прийнятих під час зустрічі.
Елементи, які вам потрібні
-
Папір або Маркерна дошка
-
Ручки або маркери сухого стирання
Перед закриттям засідання перевірте будь-які дії, які були визначені під час зустрічі, та визначте, чи потрібні додаткові завдання. Почніть з того, що дії. Запитайте групу: "Які дії ми повинні зробити, щоб досягти великих результатів проекту?" Це допомагає групі зрозуміти, що потрібно зробити і чому це важливо для проекту або команди. Формулюючи пункт дії, обов'язково використовуйте дієслова дій і будьте готові надати детальну інформацію про те, що насправді необхідно для того, щоб вважати дію правильно завершеною.
Потім перейдіть до ВООЗ, який зробить кожну дію, запитавши групу "Хто найкращі люди для виконання цих дій?" Кожна дія повинна бути надана комусь або вона не буде виконана. Це Команда або учасник проекту, який погоджується бути відповідальним і відповідальним за всі дії, необхідні для виконання призначених дій. Акція може бути присвоєна найкращій кваліфікованій особі або підгрупі, або хтось на зустрічі може добровільно виконати дію. Якщо дія призначається комусь поза зустріччю, хтось на зборах повинен відповідати за пояснення призначеної дії особі, яка не перебуває на зборах.
Робіть частину WHEN перед тим, як виходити з дій і на відкладання засідання. Запитайте групу: "Коли ці дії мають намір завершити наші проекти на час?" Термін для кожної дії має бути фактична дата календаря, коли дія повинна бути завершена для команди або проекту для виконання своєї роботи. Це ніколи не слід залишати порожнім або писати як ASAP, тому що дата гарантує, що хтось несе відповідальність за вчинення дії вчасно. Призначаючи дату, особа, яка зробила дію, зможе запланувати нове завдання за допомогою своєї іншої роботи і зможе визначити, чи може бути дійсна причина, чому дія не може бути завершена до бажаної дати групи, перш ніж вона буде занадто пізно.
Після засідання, розмістіть 3W дії в записах на зборах і поширюйте їх всім, хто був присутній на засіданні або які отримали дію. Це документує всі дії, а хто - відповідальний, а також заходи, що виникають.
Поради
-
Якщо буде проведено наступне засідання, коли нагадування буде надіслано для цієї зустрічі, включіть будь-які дії, які мають бути здійснені до цієї дати, а також звичайні деталі зборів.
