Аудит - це бізнес-функція, яка перевіряє внутрішні процеси або функції. Внутрішні аудити забезпечують інформацію для власників бізнесу, щоб забезпечити працівникам дотримання керівних принципів своєї роботи. Власники можуть також знайти області, які потребують змін, щоб поліпшити або покращити бізнес-функції. Закупівля є функцією, відповідальною за здійснення великих закупівель або придбань для компанії. Ця функція стикається з перевіркою, оскільки вона передбачає витрати капіталу компанії. Перевитрати можуть зменшити активи компанії для майбутнього використання.
Замовлення на придбання
Процес замовлення на купівлю компанії часто є початком процесу закупівель. Аудитори перевіряють систему замовлень на купівлю, хто авторизує замовлення на купівлю та чи використовується цей документ у процесі отримання та оплати рахунків. Оскільки кожне замовлення на купівлю не може бути переглянуто в процесі аудиту, зразок зазвичай вибирається серед великої групи замовлень на купівлю. Аудитори використовують цей зразок, щоб визначити, чи існують недоліки, і чи дозволяють вони працівникам зловживати системою замовлень на купівлю.
Отримання
Отримання - це процес, який компанія використовує для фізичної перевірки товарів і зберігання їх у приміщеннях компанії. Аудитори розглядають цей процес, щоб забезпечити, щоб працівники не крали предмети, а всі товари були в прийнятному стані. Компанії також повинні забезпечити, щоб терміни, зазначені на прийомних документах - наприклад, маніфест доставки або копію квитка, відповідали інформації, зазначеній у внутрішньому замовленні компанії.
Кредиторська заборгованість
Кредиторська заборгованість - це функція обліку, яка відповідає за оплату рахунку, що стосується придбання закупівель. Аудитори повинні переконатися, що компанія має відповідний процес, щоб забезпечити бухгалтеру порівняння замовлення на купівлю, отримання інформації та рахунку постачальника до здійснення платежів. Рахунок-фактура являє собою остаточний рахунок для товарів або послуг від постачальника або постачальника. Аудит цього процесу знову здійснюється через процес вибірки, щоб перевірити, що аудитори можуть переглядати декілька відомостей.
Управління
Аудитори також інтерв'юють керівництво компанії під час аудиту закупівель, щоб визначити, наскільки добре вони контролюють цю функцію. Власники та менеджери, як правило, відповідають за створення внутрішнього контролю, який захищає цілісність інформації про закупівлі. Аудитори беруть інтерв'ю керівництву, щоб визначити їхні знання про процес, мету внутрішнього контролю і як часто вони особисто контролюють працівників.
