Існують численні процедури та процеси закупівель, але є деякі процедури, які мають бути спільними для всіх відділів закупівель. Вони включають вибір постачальників, запит інформації, подання тендеру, оцінку тендеру, присудження контракту та інспекцію..
Вибір постачальника
Організації, як правило, мають бажаний перелік затверджених постачальників, які підтримуються відділом закупівель. Це компанії, які пройшли процес відбору та знайшли найкраще задоволення потреб компанії.
Запит інформації
Коли існує вимога придбати товари, які поточні бажані постачальники не можуть отримати, компанія, як правило, буде досліджувати ринок. Вимога буде надіслано обраним постачальникам, які будуть просити про участь у конкурсі. Для запитів з низькою вартістю до невідомих постачальників надсилається неформальний запит на інформацію або запит на котирування. Для виробів з більш високою вартістю буде виконуватися повний тендерний процес. Часто це може тривати до шести місяців з моменту виявлення необхідності остаточного присудження контракту.
Тендерні повернення
Постачальникам, як правило, пропонується повернути свої тендери до вказаного офіцера за вказаним часом і датою. Пропозиції можуть включати опис послуги або товарів, що пропонується постачальником, пропоновані витрати на проведення необхідної роботи або надання необхідних матеріалів, фінансової інформації компанії та будь-які питання, які організація-покупець запитала у потенційного постачальника.
Оцінка тендеру
Після повернення тендерів / заявок організація, що купує, зазвичай має певний час, щоб оцінити прибутки, прийняти рішення про контракт і повідомити як успішних, так і невдалих постачальників. Перед відправленням тендерної документації організація, що купує, розробить критерії оцінки, за якими кандидати будуть відзначені та оцінені. Такі міркування, як ціна та якість, є звичайними критеріями оцінки.
Нагорода за контрактом
Після того, як тендери були оцінені та оцінені, постачальники будуть повідомлені про затвердження або відхилення. Повідомлення про успішних постачальників також проводяться у письмовій формі. Найкращою практикою закупівель є надання невдалим постачальникам шансу на розбір. Це дозволяє їм з'ясувати, чому їхня пропозиція не була обрана, і щоб краще зрозуміти майбутні тендери.
Висновок контракту
Як тільки послуга / постачання буде доставлено, організація, яка купує, перевірить, що якість, кількість та специфікація виконана. На даний момент організація видасть платіж. У багатьох випадках стандартною є зустріч між організацією купівлі та організацією, що постачає. Вона дає можливість кожній стороні запропонувати зворотний зв'язок і розробити документ, що залишився, для майбутніх контрактних робіт.
