Моніторинг та оцінка процедур закупівель є невід'ємною частиною управління організацією. Процес закупівель заслуговує на високий рівень уваги з боку керівництва для того, щоб він не став жертвою шахрайства та корупції. Процедури закупівель повинні включати ефективний контроль для забезпечення підзвітності та прозорості. Постійний моніторинг та оцінка керівництва процесу закупівель встановлює цілісність і дотримання законів і етичних стандартів.
Визначте наявність внутрішнього контролю та функціонування засобів керування, як це було розроблено. Не повинно існувати жодної можливості для того, щоб будь-яке з контролів було перевищено. Ключовими внутрішніми контрольними заходами, що підлягають оцінці, є розділення обов'язків, наглядовий контроль, прийом контролю, дозвільний контроль та контроль запису.
Розробити контрольний список відповідності, щоб визначити, чи виконуються процедури закупівель. Контрольний перелік має бути розроблений разом із співробітниками та керівництвом. Беручи участь у розробці контрольного переліку, працівник, по суті, навчається і має більшу обізнаність щодо процесу. Гарний контрольний перелік відповідності зміцнює існуючі процедури та переводить цілі справедливості, відкритості та конкуренції.
Виконайте оцінку ризику, щоб визначити чи визначити можливі проблеми, слабкі місця або області з високим ризиком. Виявляючи індикатори або «червоні прапори», організація може забезпечити наявність адекватного внутрішнього контролю для запобігання порушень. Виявляючи ризики, конфлікти інтересів та випадки шахрайства та корупції можуть бути обмежені.
Відстежувати конкретні закупівлі через весь процес закупівель. Розглянемо, чи передбачені закупівлі для відкритої конкуренції і чи були вони прозорими і вільними від дискримінації певних постачальників. Визначте, чи використовувався метод закупівель для придбаного товару або послуги, і переконайтеся, що він був належним чином задокументований.
