Багато підприємств видають чеки зі свого департаменту кредиторської заборгованості для виконання фінансових зобов'язань. Ці фінансові зобов'язання включають платежі постачальників, виплати відсотків кредиторам або податкові зобов'язання уряду. Відділ кредиторської заборгованості отримує рахунок або запит на чек, який він використовує для резервного копіювання здійсненого платежу. Перевірки надають підприємствам ряд переваг.
Паперовий шлях
Однією з переваг використання чеків є відстеження паперу, залишене чеком. При кожній перевірці створюється паперовий документ, в якому деталізується, хто отримав платіж, в який день було здійснено платіж, а також сума долара. Компанія може перевірити, коли чек очистив банк разом з інформацією про те, хто підписав чек. Документ з паперу, створений чеком, дозволяє компанії вести свій облік. Деякі компанії використовують дублікати чеків, зберігаючи копію чека для власних записів. Працівники цих компаній можуть звертатися до попередніх перевірок, коли виникають питання.
Безпека
Паперові чеки дають перевагу додаткової безпеки для платежів поштою. Лише названий одержувач може надати паперовий чек на оплату. Якщо одержувач відмовляється отримувати чек, компанія може зв'язатися з банком, щоб перевірити, хто подав чек. Будь-які розбіжності можуть бути вирішені безпосередньо в банку. Крім того, деякі власники малого бізнесу можуть розглянути питання оплати постачальників або кредиторів з готівкою. Готівка не надає письмових доказів того, що платіж було здійснено, а власник бізнесу залишається відкритим для повторного стягнення плати за суму.
Контроль
Паперові чеки надають бізнесу можливість контролювати здійснені платежі. Деякі контрольні заходи існують у відділі кредиторської заборгованості, щоб переконатися, що чеки записуються належному одержувачу на правильну суму. Один працівник може авторизувати чек для написання після перегляду документації резервної копії. Інший співробітник фактично друкує чеки. Старший менеджер підписує чеки. Це дає можливість трьом співробітникам брати участь у процесі оплати чеків, зводячи до мінімуму потенційні помилки або шахрайство. Підприємства також використовують попередньо пронумеровані чеки. Попередньо пронумеровані перевірки дозволяють компанії негайно визначити відсутні перевірки і вжити заходів для запобігання переказу цих перевірок.
Float
Кінцевою перевагою використання перевірок є поплавок. Float відноситься до часу, який проходить після того, як компанія надрукує чек, поки гроші не вийдуть з банківського рахунку компанії. У багатьох випадках поплавок існує лише один день. Проте компанія отримує відсотки за цей додатковий день до того, як чек подано на оплату.
