Переміщення всього офісу вимагає багато людей, стислі терміни і дуже специфічні вимоги. Використання інструментів управління проектами, таких як статут проекту, може збалансувати очікування ваших зацікавлених сторін проекту та здібностей вашої проектної команди: завдяки ранньому визначенню сфери діяльності ви зможете підтримувати цілісність вашого проекту та встановлювати розумні, досяжні цілі. Хоча більшість шаблонів чартерів розроблено для проектів будівництва або програмного забезпечення, потрібно лише кілька коригувань, щоб зробити їх роботою для вашого переміщення.
Поясніть свій бізнес-випадок. Включіть причини такого переходу, наприклад: регуляторні, фінансові чи обмежувальні розширення. Назвіть спонсора проекту та менеджера проекту. Додатково введіть документ і його структуру.
Визначте масштаб проекту. Це найважливіший розділ у вашому статуті: бути дуже конкретним. Перелічіть, чи відповідає ваша команда за призначення нових офісних приміщень для людей, відновлення мережі зв'язку, створення планів управління об'єктами або просто переміщення меблів.
Назвіть зацікавлених сторін, членів команди та відповідальності. Зацікавлені сторони піклуються про те, чи проект є успішним, але може або не може виконувати завдання проекту. Включіть як внутрішніх, так і зовнішніх членів команди, таких як будь-яка компанія, що рухається, або персонал комунальних підприємств, який буде необхідний для завершення руху. Визначте, які команди відповідають за кожен компонент, зазначений у розділі сфери.
Створіть графік високого рівня для результатів проекту. Розклад проекту визначатиме конкретні дати, але використовувати цей простір, щоб дати зацікавленим особам загальне уявлення про те, чого очікувати. Вони будуть підписуватися за вашими оцінками, тому будьте максимально реалістичними.
Узагальнення ризиків і залежностей проекту. Великий проект матиме окремий документ з управління ризиками, проте ви повинні виділити будь-які відомі фактори, які могли б затримати або зірвати рух. До таких питань можна віднести невдалу перевірку, пошкодження активів на маршруті або, наприклад, пізніх мережевих техніків.
Отримати підпису на вашому проекті. Ваш чартер повинен укласти список будь-яких додаткових документів, які будуть створені як частина вашого планування проекту. Залиште місце всім зацікавленим сторонам, визначеним у кроці 3, офіційно підписати проект.
Поради
-
Повторне призначення традиційного розділу "тестування" у проекті програмного забезпечення передбачає проведення тесту на забезпечення якості на новому просторі, наприклад: чи працює система безпеки? Під час створення залежностей проекту слід пам'ятати про зовнішніх членів команди. Наприклад, столи не можуть бути переміщені до моменту встановлення нового килима.
