Програми формують очікування зустрічі. Використання шаблону порядку денного забезпечує стандартизацію та формальний формат для засідання директора. Планування зустрічей показує професіоналізм і готовність, необхідні для безперешкодної зустрічі. Розповсюджуючи свій порядок денний за день або два до початку засідання, запрошені учасники зможуть підготувати та передбачити презентації зустрічей та обговорення. Директорам часто доводиться багато часу, щоб розібратися в складних документах. Чим простіше зробити формат порядку денного, тим простіше буде директорам і помічникам визначати мету зустрічі, місце розташування та теми.
Створіть програму зустрічей режисера в програмі обробки текстів, наприклад, Microsoft Word. Word - це програма, до якої більшість може отримати доступ і надає декілька завантажуваних шаблонів порядку денного зустрічей, які ви можете використовувати як відправну точку. Ви можете налаштувати порядок денний з логотипом і назвою компанії.
Введіть назву зустрічі, дату, час, місце розташування та інформацію конференц-зв'язку в заголовку порядку денного. Представляйте інформацію чітко, у верхній частині сторінки і по центру, щоб запрошені чітко знали, як і коли отримати доступ до зустрічі. Ви також можете включити список запрошених та фасилітаторів, які дозволяють кімнати на сторінці.
Запрошуйте теми учасників програми від учасників. Надішліть електронною поштою щонайменше за тиждень до зустрічі, щоб задати питання порядку денного. Назвіть тематику порядку денного, як ви плануєте представляти кожну тему. На шаблоні перелічіть кожний пункт порядку денного за номером зліва і ім'я особи, відповідальної за проведення обговорення праворуч від теми. Якщо час обмежений, ви можете призначити часові рамки для кожної теми, перелічивши їх поруч із пунктом порядку денного.
Перелічіть "Наступні кроки" та "Інші елементи" як останні два пункти порядку денного. Це дозволить Вашій зустрічі завершити всі пункти плану дій та інші теми, які не можуть бути офіційно включені до порядку денного.
Поради
-
Використовуйте той же формат порядку денного для наступних засідань директора. Директори звикають до перегляду порядку денного та легко переглядають деталі зустрічі та теми. Переконайтеся, що ваші порядок денний є безладним, є достатньо простору між лініями і чітко показуєте мету документа і причину зустрічі.
