Зустрічі можуть бути найпродуктивнішою частиною вашого дня або повним витрачанням часу. Все залежить від структури зустрічі і від майстерності керівника, що проводить зустріч. Якщо це ваша робота, щоб створити зустріч, одна з ваших найважливіших цілей - створити порядок денний. Належне маркування пунктів порядку денного на засіданні є надзвичайно важливим, оскільки ці пункти порядку денного визначають тон зустрічі та допомагають продовжувати обговорення.
Позначте пункт порядку денного як "інформаційний", якщо його мета полягає в тому, щоб забезпечити фон для інших учасників зустрічі. Наприклад, членам команди проекту може знадобитися пояснити обсяг запропонованих змін програмного забезпечення на початковій зустрічі. Цей тип порядку денного засідання є інформаційним. Учасникам не потрібно погоджуватися або не погоджуватися з цим пунктом; вони просто повинні поглинати інформацію.
Створити порядок денний консультативних зборів для питань, які потребують обговорення, але не очікується їх вирішення на засіданні. Консультативні пункти порядку денного дають можливість учасникам поділитися своїми думками та висловити свою думку щодо обговорюваних питань. Наприклад, зустріч щодо запропонованого оновлення комп'ютерного обладнання може включати кілька пунктів порядку денного, включаючи обговорення розглянутих апаратних рішень. Керівник проекту може дати короткий огляд кожного запропонованого рішення, а потім загальну дискусію з боку інших учасників зустрічі.
Позначте пункт порядку денного наради, як "вирішення проблем", якщо його мета полягає в реальному вирішенні під час зустрічі. Цей ярлик базується на цілях конкретної зустрічі, яку ви плануєте. Пункт порядку денного може бути позначений як рекомендаційний на одній зустрічі, а вирішення проблем на наступному, коли проект переходить від початку до вирішення. Наприклад, пункт консультативного порядку денного щодо вибору обладнання може звернутися до вирішення проблем на наступній зустрічі, коли учасникам пропонується фактично вибрати апаратне рішення.
Створіть пункт порядку денного зустрічі, позначений як "запит на допомогу", якщо його мета полягає в тому, щоб запитати інших учасників наради про допомогу. Ці пункти можуть служити в якості наступних заходів для наступної зустрічі, при цьому кожен член проектної групи надає оновлення та надає решті команди інформації про стан проекту.
