Порядок денний подібний до високооктанового палива для зустрічей - вони можуть значно підвищити ефективність і продуктивність будь-якого процесу прийняття рішень. Один хороший порядок денний може скоротити кількість зустрічей, необхідних для завершення проекту в два рази, і значно зменшити тенденцію проведення зустрічей до обговорень, які не є корисними для досягнення мети.
Роль порядку денного
Метою програми є полегшення процесу прийняття рішень між членами групи. Це може бути для оновлення технології або обговорення бюджету. Порядок денний допомагає тримати учасників засідань зосередженими на остаточному рішенні. Порядок денний також полегшує оцінку успішності зустрічі шляхом надання контрольного переліку для подальшої роботи та підзвітності.
Формати
У першому рядку порядку денного має бути зазначено мету та мету зустрічі. Деякі форми порядку денного вважають за краще вказати цілі разом з під-цілями після кожного пункту порядку денного. Обидва формати створюють рамки для обговорення. Порядок денний може варіюватися від простого до складного. Вони можуть включати додатки та матеріали для читання або порядок денний попередньої зустрічі. Тип використовуваного формату зазвичай визначається формальністю та тривалістю зустрічі. Гарне правило полягає в тому, що формат повинен відповідати одягу учасників зустрічі; це означає, що зустріч, сповнена сандалі та шорти, може пройти з неформальним порядком денним, тоді як кімнаті, повній костюмів, може знадобитися офіційна програма.
Неформальна проти формального
Коротку або неформальну зустріч можна віднести до електронного листа або нагадування про зустріч. Вона може містити один рядок для цілей зустрічі, а потім від трьох до п'яти коротких точок обговорення. Довгий порядок денний, як правило, це повна сторінка, що включає в себе назву, місце зустрічі, дату і час, цілі і теми або теми обговорення. Довгі засідання також повинні включати час для кожної теми обговорення та ім'я ведучого. Обидва формати порядку денного мають закінчуватися розділом для наступних кроків. Ці "наступні кроки" стануть основою для питань порядку денного на наступному засіданні.
