Добре структурований порядок денний зустрічей є цінним інструментом для забезпечення досягнення бажаних результатів у межах виділеного часу. Напрямок діяльності, який буде проводитись, а також перелік конкретних тем, які будуть обговорюватися, мають бути спрямовані на керівництво учасниками через зустріч. Тому порядок денний відіграє важливу роль у забезпеченні продуктивності зустрічі.
Попередня комунікація
Порядок денний гарантує, що відповідна інформація щодо питань, що підлягають обговоренню, передається учасникам заздалегідь. В результаті, це дасть учасникам достатньо часу для проведення своїх досліджень і консультацій, оскільки на порядку денному міститься перелік тем або питань, які необхідно вирішити. Крім того, учасники дізнаються, чи планується вони говорити або робити презентації. Всі члени, запрошені на зустріч, знають, чого очікувати.
Мета зустрічі
Порядок денний є значним для того, щоб учасники зосередилися на цій темі. Це пояснюється тим, що він містить перелік цілей зустрічі, а також основні питання, необхідні для того, щоб дискусія була зосереджена на меті зустрічі. Альтернативно, це може бути досягнуто шляхом інформування учасників про пріоритети або розгляду всіх питань та проектів, які впливають на кожного учасника.
Залучення Членів
Окрім підкреслення мети зустрічі, короткий усний попередній перегляд порядку денного на початку засідання допомагає встановити темп зустрічі. Вона також дає можливість учасникам визначити точку зору стосовно даного питання, а також де можна відступити, коли зустріч розірвалася з теми. Як наслідок, учасники розуміють хід зустрічі та адекватно беруть участь у дискусіях.
Інструмент керування часом
Порядок денний забезпечує покрокові рамки для проведення ефективної та ефективної зустрічі. Це допомагає забезпечити ефективне використання часу учасників, особливо якщо в порядку денному є час, який буде дозволений для кожного пункту порядку денного. Дотримання розподілу часу допомагає учасникам зосередитися на важливих питаннях і проблемах.
