Багато підприємств, які не є грошовими коштами, несуть у своїх книгах дебіторську заборгованість. Це суми, які клієнти зобов'язані фірмі і зазвичай визнаються як доходи у звіті про прибутки та збитки. Цей процес може бути складним, і часто гроші отримуються, які не можуть бути легко застосовані до рахунку клієнта. Процедури в цій області визначають методи, які роблять цю роботу більш раціоналізованою і менш трудомісткою.
Процедура 1: Депозитні кошти
Внесіть всі чеки та отримані грошові кошти, навіть якщо вони не можуть бути ідентифіковані з клієнтами в системі дебіторської заборгованості. Своєчасно обробляйте платежі за допомогою кредитних карток. Ви можете зробити записку на депозитній квитанції щодо невідомої перевірки для документування ситуації. Копії депозитних квитанцій зазвичай доступні в Інтернеті, але не депозитні. Зробіть копії елементів, які неможливо відразу визначити, і подайте їх за датою отримання.
Процедура 2: Дослідження
Візьміть файл із найстарішими елементами і спочатку працюйте над ними. Спробуйте знайти подібні назви в системі; ім'я клієнта може бути неправильно написане. Можна шукати всі відкриті рахунки-фактури, які відповідають сумі платежу, або іншу особливу інформацію про платіж. Деякі відділи бухгалтерського обліку мають файли про невстановлені елементи, які були вирішені, так що якщо ви отримаєте ще один чек від одного і того ж клієнта, вам не потрібно витрачати час на виявлення проблем.
Процедура 3: Зверніться до відділу продажів
Зверніться до співробітників відділу продажів і дізнайтеся про платежі, які не можуть бути узгоджені в системі. Оскільки дебіторська заборгованість походить з відділу продажів, продавці, ймовірно, запам'ятають продаж і зможуть надати Вам деяку корисну інформацію.Гроші можуть бути для початкового внеску на продаж, який ще не визнаний, і, якщо це так, відділ продажів повинен створити дебіторську заборгованість у системі. Якщо ви виявите, що кошти були отримані на продаж, не пов'язаний з відділом продажів, повідомте про це залученому відділу та менеджеру бухгалтерського обліку.
Процедура 4: Конкретний рахунок
Створіть обліковий запис головної книги, який буде використовуватися для неідентифікованої дебіторської заборгованості. Цей рахунок часто створюється як зобов'язання з кредитним балансом. Коли ви отримуєте невідомий платіж, ви дебетуєте готівку і кредитуєте неідентифікований рахунок дебіторської заборгованості. Після того, як ви визначите, до якого клієнта потрібно застосувати гроші, ви можете змінити запис журналу та ввести дані в модуль отримання. Крім того, ви можете скористатися кредитним авизом для кредитування дебіторської заборгованості та зняти зобов'язання.
Процедура 5: Зверніться до клієнта
Якщо дебіторська заборгованість не може бути знайдена в відділі продажів, наступним кроком є зв'язок із замовником і спроба отримати детальну інформацію про продажі. Іноді власник малого бізнесу може використовувати своє ім'я для продажу, але оплачує ділову перевірку, яка не може бути узгоджена з будь-яким обліковим записом. Якщо номер телефону не входить у чек, вам може знадобитися користуватися Інтернетом, щоб знайти контактну інформацію. Обов'язково перевірте чи копію чека перед собою під час розмови з клієнтом, щоб дозволити вам надати якомога більше інформації.
Процедура 6: Нова дебіторська заборгованість
Якщо після розумного часу ви все ще не можете знайти клієнта у вашій системі, попросіть контролера отримати дозвіл на створення нової дебіторської заборгованості в системі, додайте примітку про ситуацію та застосуйте чек у цьому новому обліковому записі. Залежно від суми чека, не варто витрачати більше години або більше, намагаючись застосувати кошти на відповідний рахунок. Якщо у вас занадто багато цих елементів, зустрічайтеся з співробітниками відділу продажів, щоб визначити, що стоїть за цією проблемою, і спробуйте виправити її.
