Якщо ви пишете офіційний діловий лист або швидку записку, то спосіб форматування та написання цих повідомлень говорить щось про ваш професіоналізм. Як тільки ви освоїте кожен стиль, ви можете писати партнерам, клієнтам і постачальникам таким чином, щоб вони чітко спілкувалися, зберігаючи репутацію професійного письма.
Форматування бізнес-листа та тон
Ділові листи починаються з заголовків, що містять назву вашої компанії, адресу та дату. Наступна адреса одержувача, потім привітання. Тіло містить від трьох до п'яти абзаців, за якими слідує закриття типу "З повагою". Потім ви підписуєте своє ім'я та вводите його під підписом. Ці елементи розміщені врівень ліворуч у стилі блоку, без відступів. Модифікований стиль блоку дозволяє використовувати абзац з абзацами, а все інше - залишити. Ця презентація працює для дуже професійних ділових комунікацій, які мають серйозний тон.
Пам'ятка Зовнішній вигляд і голос
Записки використовують неформальні підходи. Пам'ятка складається з трьох рядків: "До" "Від" та "Re". Тема записки написана в "Re". Формат тіла виглядає так, як у листі. Однак вам не потрібно підписувати пам'ятку, а тон може бути розмовною, без включення розмовних термінів. Це працює для внутрішніх комунікацій з одержувачами, які працюють у вашій компанії та знайомі з цією темою.
