Незалежно від того, чи відправляються вони поштою або електронною поштою, ділові листи завжди відповідають певному формату та стилю. Слідкуючи за форматом, швидко отримуєш точку і повідомляєш читачеві про додаткові пов'язані з вами документи, такі як резюме, підписаний контракт або копії оплачених рахунків-фактур. Деталізація вкладень у тілі вашого листа та зазначення їх у нижній частині листа - це професійний спосіб допомогти одержувачу зрозуміти, чому ви пишете і які додаткові матеріали ви надіслали.
Розкажіть читачеві, чому ви пишете
Добре написаний діловий лист починається з одного речення, що пояснює, чому ви пишете. Розкажіть одержувачу, що і скільки документів ви додаєте і чому ви їх включаєте. Ви повинні починати з таких фрази, як "Я додаю своє резюме на посаду помічника менеджера", або "Прикріплений - копія отриманого листа, що підтверджує мою нещодавню оплату".
Уникайте бути занадто формальним
У вашому діловому листі не повинно міститися більш формальної фрази "Будь ласка, додайте …" Хоча це не граматично неправильно, цей тип офіційної письмової мови використовується в основному в академічних журналах, офіційних документах і місцях, де необхідний підвищений рівень серйозності. Як правило, уникайте надмірно формальних мов у щоденній діловій кореспонденції та електронних листах.
Перелічіть вкладення або додатки під вашим підписом
У нижній частині листа після лінії підпису є належне місце для додавання додатків. Якщо ви надсилаєте електронну пошту, подвійний простір після підпису, а потім цитуєте вкладення з коротким нотацією, наприклад, "Вкладення: Резюме для Джейн К. Доу". Якщо ви надсилаєте лист через поштову службу, ви додаєте нотацію, що коротко корпуси двох рядків під підписом. Ви можете виписати слово "enclosure" (Приклад: "Додаток: Щомісячне резюме ринку") або скористатися загальною бізнес-абревіатурою "enc." ("Enc: Resume for John K. Doe")
Додаткові поради для електронної пошти для бізнесу
Як назвати вкладення: Форматування є критичним для надсилання електронної пошти підприємства. Назва файлу вкладеного файлу має бути пов'язано з вашою електронною поштою. Вкажіть своє ім'я, короткий опис теми та дату електронного листа. Якщо у вашому додатку є декілька сторінок, вкажіть це також.
Додайте фотографії ефективно: Якщо ви надсилаєте фотографії, переконайтеся, що ви обрізаєте фотографії, щоб показувати лише те, що є релевантним, і в невеликих або середніх розмірах, які швидко завантажуватимуться на комп'ютері або пристрої одержувача.
Переконайтеся, що ви включите все: Перед тим, як запечатати конверт або натиснути кнопку "Надіслати", переконайтеся, що ваші дошки у конверті або що додали свої документи до електронної пошти. Багато рекрутери та інші підприємства можуть відкидати листи, які не містять запитуваних вкладень. Вона також створює враження, що відправник недбалий.
