Підприємства та організації залежать від ліній зв'язку, які залишаються відкритими та залишаються надійними між різними частинами та підрозділами. Без можливості ефективно спілкуватися, функції компанії починають швидко розпадатися. Однак кожен, хто спілкується власним шляхом одночасно, також веде до хаосу. Саме тут діють протоколи робочих місць.
Визначені протоколи
Простіше кажучи, протоколи є внутрішніми правилами, які члени організації повинні виконувати і використовувати. Переконавшись, що цільові заходи обробляються в рамках протоколів, організація забезпечує узгодженість і відповідність на кожному рівні. Недоліком є те, що занадто багато протоколів призводять до надмірності, бюрократії та, що ще гірше, до непотрібних затримок. Це працює проти організації, яка намагається бути спритною і гнучкою. Встановіть баланс між відповідністю та оперативністю.
Електронні комунікації
Щоб додати до виклику управління тим, як люди в одній організації спілкуються, електронні та комп'ютеризовані методи ускладнили проблему. Швидкість електронної комунікації часто призводить до виникнення проблем швидше і подальшого поширення, коли робляться помилки. Смартфони, електронна пошта, обмін миттєвими повідомленнями та комп'ютерні файли лише збільшують кількість комунікацій.
Письмове повідомлення
Письмові повідомлення, найбільш традиційні з методів ділового спілкування, легко стандартизуються організаціями, тому вони можуть бути правильно прокладені правильно і правильно розставлені. Це робиться вибором різних методів для різних рівнів важливості. Електронні листи, примітки та основні повідомлення можна використовувати для щоденного спілкування. Меморандуми та листи на фірмових бланках компанії повідомляли питання більш формально. Резервні випуски доповідей та звітів для обговорення політики та важливих зусиль з прийняття рішень.
Електронні повідомлення
Проблема з електронними листами, миттєвими повідомленнями та Інтернетом полягає в тому, що організації часто дуже швидко втрачають контроль над повідомленням та його аудиторією. Організації добре обслуговуються, регулярно проводячи навчання персоналу щодо ризиків та небезпек електронних комунікацій, зберігаючи ці інструменти для щоденного, регулярного спілкування та навчання персоналу щодо розуміння того, як регулярно очищати старі комунікації та зберігати тільки важливу інформацію. Занадто часто люди використовують ці інструменти для дурних або особистих повідомлень. Результати можуть варіюватися від незручних до серйозних, якщо ці файли пізніше відновляться в судових процесах або юридичних питаннях.
Правила написання
Як частина протоколів, організації також отримують вигоду від переконання, що будь-які комунікації слідують правилам чіткого використання. Це означає, що персонал розуміє, як правильно спілкуватися в письмовій формі. Швидкі, хитрі акроніми, такі як LOL, WTB, WU, LTR і так далі, не належать до професійних творів. Персонал повинен розуміти, що їм потрібно спілкуватися на належній мові, що надає перевагу правопису та граматиці.
Вербальні комунікації
Протоколи для вербального спілкування можуть бути реалізовані аналогічно, як і письмові документи. Необхідно встановити рівні для усних зустрічей, включаючи випадкові обговорення, офіційні зустрічі, зустрічі ієрархій та взаємодію з прийняття рішень / прийняття рішень. Кожен з цих контактних подій повинен мати зрозуміле очікування того, як спілкуватися, як довго і як обробляти реакції та рішення. Нездатність зробити це в бізнесі часто призводить до спеціальної взаємодії, яка, хоч і зручна в невеликих групах, починає викликати проблеми, коли організації зростають.
