Скажімо, ви - менеджер компанії, і ви керуєте кількома співробітниками. Ви хочете, щоб співробітники розуміли свої обов'язки, тому що ви повинні щорічно оцінювати їх роботу. Ви вирішили, що це допоможе їм, якщо вони зможуть бачити обов'язки на робочому місці. Часто легше розуміти процес, якщо його можна побачити на малюнку або діаграмі, а також на оповіді.
Отримати програмне забезпечення схеми потоку або, якщо ви віддаєте перевагу зробити це вручну, отримайте шаблон потокової діаграми з усіма символами потокової діаграми. Вивчіть символи, щоб зрозуміти, для чого вони стоять, тому ви будете правильно використовувати їх при створенні блок-схеми. Після того, як ви зрозумієте, що символи потокової діаграми створюють схеми потоку, буде легко.
Напишіть в хронологічному порядку кроки кожної роботи для кожної людини, яку ви контролюєте, на окремих аркушах паперу. Попросіть кожного співробітника переглянути ті кроки, які ви перерахували, і повідомити вам про будь-які кроки, які ви могли пропустити, щоб ви могли додати їх до списку та включити їх у блок-схему.
Використовуючи програмне забезпечення схеми або шаблон, створіть блок-схему для кожного завдання, яке ви контролюєте. Включайте кожен крок у блок-схему для кожного завдання, яке ви накреслили на другому кроці. Ви просто малюєте відповідний символ для кожного кроку завдання в правильному порядку і в правильній області, де виконується крок.
Надайте першому проекту блок-схему працівнику, який виконує ці обов'язки, і попросіть його / її коментарі на блок-схемі. Попросіть їх визначити будь-які кроки, які ви могли пропустити, або будь-які інші, які ви можете мати в неправильній послідовності.
Повторіть блок-схеми, беручи до уваги коментарі, здійснивши будь-які зміни в блок-схемі, які вважаються необхідними. Якщо ви не погоджуєтеся з працівником на будь-які коментарі або зміни на схемі, обговоріть це з працівником і поясніть, чому ви не погоджуєтесь і дайте йому / їй можливість відповісти. Вони можуть знати щось, чого ви не маєте або не маєте уявлення або перспективу на роботі, що ви не знаєте, і як тільки ви зрозумієте його / її точку зору, ви можете погодитися з їх зміною.
Дайте співробітникам копію готової блок-схеми для своєї роботи. Також для тих робочих місць, які є частиною процесу, ви можете поділитися іншими блок-схемами з усіма співробітниками, які беруть участь у цьому процесі, щоб вони розуміли весь процес. Це полегшить крос-тренінг і дозволить співробітникам знати, що вони є частиною більш важливого для бізнесу процесу.
Розмістіть копію блок-схем у кільцевій папці для подальшого використання та навчальних цілей.
