Процедури бронювання послуг кейтерингу захищають постачальника і клієнта. Постачальники гарантують, що клієнти виконуватимуть свої зобов'язання, підтверджуючи клієнтом дату, кількість гостей, меню та інші особливості події. Клієнти гарантують, що їхня дата банкету підтверджується виконанням термінів оплати, а також передачею додаткових потреб для банкетних співробітників.
Огляд зустрічей та контрактів
Служба громадського харчування має початкову зустріч та перегляд контракту з потенційним клієнтом в рамках процедур бронювання. Торговий представник розглядатиме умови та всі аспекти процесу бронювання, а також обговорюватиме витрати. Підписи від клієнтів бронювання вимагаються і є свідками. Договір передається клієнтові, а копія зберігається у продавця.
Депозит
При замовленні послуг громадського харчування, як правило, необхідний депозит.Депозит може знадобитися для проведення дати та конкретного місця; залежно від постачальника, цей депозит може знадобитися навіть до підписання контракту, а контракт може бути підписаний незабаром після цього. Копії квитанцій про здійснені платежі надаються клієнту.
Тарифи на скасування
Депозити, як правило, не повертаються, але плата за скасування може бути введена. У разі відкладання події стягується плата за скасування. Інші політики та процедури бронювання можуть бути розроблені для ситуацій, коли клієнт бажає переїхати, але не відкладати дату. За зміну дати можна ввести плату. (реф. 2)
Кінцевий термін харчування
Іншою процедурою є встановлення термінів остаточних продовольчих замовлень. Незважаючи на те, що контракт та інші процедури диктують витрати, депозити та вимоги до скасування, завжди є частиною процесу встановлення кінцевого терміну, коли кінцева кількість необхідних страв та напоїв подається компанії-постачальнику. Весілля, вечірки, з'їзди та виставки подають свої остаточні номери за три дні до основних подій; вони також надають оновлення щодо спеціальних вимог до їжі, таких як харчування для людей з діабетом, алергії або для дітей.
