Написання ділового листа комусь, якого ви не знаєте, зазвичай не складніше, ніж написати листа комусь, з ким ви вже знайомі. Формат листа, однак, все одно повинен бути професійним і дотримуватися належних стандартів комунікативного етикету в бізнесі. Перш ніж почати діловий лист, переконайтеся, що ви знаєте, як правильно пишеться ім'я одержувача, а також маєте правильну назву й адресу компанії.
Почніть лист з належним вступом у бізнес для невідомої особи, наприклад, "Шановний містер Сміт" або "Шановна пані Джонсон", використовуючи прізвище особи. Якщо лист адресовано жінці, чий сімейний стан невідомий, використовуйте префікс "Ms." Завершіть введення товстою кишкою замість кома, якщо лист більш формальний.
Познайомтеся з одержувачем, оскільки ви ще не зустрілися. Поясніть, чому ви пишете в першому пункті листа.Передайте професійним голосом мету вашого запиту і що це ви просите одержувача.
Введіть літеру у відповідному форматі. Використовуйте абзаци, які змиваються зліва на сторінці, і уникайте відступів абзаців. Включіть один пробіл після кожного абзацу. Завершіть лист з підписом, відповідним для бізнесу, таким як "Щиро" або "З найкращими побажаннями".
Використовуйте професійний та об'єктивний голос у тілі листа. Залишаються неупередженими і дружніми, все ще передаючи повагу. Включіть подяку подяки за свій час.
