Коли компанія витрачає гроші на оплату витрат, готівкою, чеком, електронним переказом або будь-яким іншим методом, це відоме як видача готівки у світі бухгалтерського обліку. Звіт про видачу готівки - це запис кожної операції, що пов'язана з грошовими коштами, виплаченими компанією з будь-якої причини. Звіт зазвичай генерується пакетом програмного забезпечення бухгалтерського обліку компанії, наприклад, QuickBooks.
Поради
-
Звіт про видачу готівки - це запис усіх окремих операцій, які стосуються грошових коштів, виплачених компанією.
Що таке видача готівки?
Витрати грошових коштів являють собою окремі операції з витратами, які складають суми витрат, відображені у звіті про прибутки та збитки компанії. Сюди входять виплати заробітної плати, інвентаризації, зовнішніх юридичних послуг, оренди будівлі та будь-яких інших витрат, які компанія несе. Коли компанія сплачує рахунки-фактури, вона записує платежі в журнал видачі готівки у своїй системі бухгалтерського програмного забезпечення.
У звіті про прибутки та збитки компанії відображаються виплати грошових коштів на високому рівні, а витрати відображаються в різні періоди часу залежно від того, чи компанія використовує бухгалтерський облік на основі готівки чи нарахування.
Журнал видачі готівки
У бухгалтерському обліку термін "журнал" використовується для опису списку записаних операцій, які були відокремлені за типом. Бізнес, як правило, використовує декілька журналів у своїй системі обліку, наприклад, журнал продажів, грошові надходження, виплати грошових коштів і загальний журнал. У багатьох пакунках бухгалтерського програмного забезпечення користувачі не бачать окремі журнали.
Ці операції розміщуються в загальному журналі компанії, оскільки, коли користувач генерує чеки або вводить рахунки в систему, записи автоматично робляться в кожному конкретному журналі і потім передаються в загальний журнал. Це усунуло необхідність ручного запису транзакцій в окремому журналі, наприклад журналі видачі готівки. Коли бухгалтерські операції реєструвалися вручну, записи були б вручну записані в журнал видачі готівки, а потім передані в загальний журнал.
Захист грошових коштів компанії
Одним з найважливіших способів використання звіту про видачу готівкових коштів є надання допомоги у підтримці жорсткого внутрішнього контролю над грошовими коштами, які залишають компанію таким чином, щоб вона не закінчилася неправильними руками. Це є частиною більш широкого процесу внутрішнього контролю готівки, який включає багато кроків, таких як розподіл обов'язків, а це означає, що ніякі фінансові операції не обробляються від початку до кінця лише одним працівником.
Звіт про видачу готівки може надати власникам бізнесу необхідну інформацію про витрати, щоб допомогти їм з часом керувати ними. Наприклад, це показує, скільки було витрачено на інвентаризацію за місяць, суму, витрачену на заробітну плату персоналу, орендну плату і оренду, а також витрати на будь-які зовнішні послуги. Журнал видачі готівки може бути використаний як ресурс для планування майбутніх рішень щодо управління грошовими коштами. У звіті також міститься детальний опис, який необхідний для запобігання привласненню чи неправильному спрямуванню готівки в компанії. Наприклад, перегляд звіту з плином часу може допомогти відстежити способи оплати, щоб виявити незвичайну діяльність або виявити та перевірити великі виплати, щоб переконатися, що вони є законними.
Коли компанія виплачує готівку, вона повинна завжди використовувати попередньо надруковану, пронумеровану перевірку і мати політику щодо того, хто в компанії може авторизувати чекові платежі. Крім того, коли компанія платить рахунки-фактури, вона повинна позначати їх як сплачені, щоб запобігти недобросовісні або помилкові подвійні платежі. Перегляд звіту про видачу готівки кожного місяця є ефективним способом уникнення цього та інших питань.
Для компанії важливо мати дуже обмежену кількість людей, можливо, максимум три-чотири, які мають повноваження підписувати чеки компанії. Якщо на звіт про виплату грошових коштів відображається незвичайна виплата, це стане простою справою, щоб відстежити копію чека та поспілкуватися з особою, яка підписала чек, щоб підтвердити операцію. Підписанти перевірки повинні мати значний та належний рівень повноважень у компанії.
