Пам'ятка, що є коротким для меморандуму, є часто використовуваним форматом внутрішніх ділових комунікацій. Знання того, як формулювати та організовувати пам'ятку ефективно, може бути складним. Інструкції, що слідують, стосуються більш формальної версії доповіді, яка, ймовірно, буде надрукована та розповсюджена або надіслана офіційною електронною поштою.
Визначте свою мету і свою аудиторію і визначте відповідний тон. Якщо ваша мета говорити про нову політику компанії, використовуйте строгий тон. Якщо ваша мета - інформувати своїх співробітників про майбутню партію компанії, йдіть злегка.
Використовуйте правильний та загальноприйнятий формат. Це може змінюватися в залежності від компанії або організації, але часто включає в себе багато подібних аспектів: елементи "До", "Від", "Дата" і "Тема", кожна з яких супроводжується двокрапкою і відповідним текстом.
Тримайте пам'ятку коротко і доречно. Як правило, краще зберігати записки на одній сторінці. Відокремте кожен абзац простором. Не відступайте абзаци. Не забудьте залишити близько двох дюймів у верхній частині логотипу компанії / заголовка, який часто друкується або з'являється на письмових записках.
Обережно вибирайте слова. Кількість слів, які ви можете використовувати, обмежена пробілом.
Сформуйте повідомлення, яке чітко і лаконічно висловить занепокоєння, яке ви хочете передати.
