Пам'ятки є стандартною формою ділової кореспонденції. Вони написані, щоб бути інформативними або вимагати дії. Можна написати внутрішні або зовнішні записки. Зовнішні записки надсилаються людям поза межами вашої організації. Наприклад, ви можете надіслати консультаційну записку професійним консультантам з проханням надати пропозицію для певного проекту. Можливо, ви просите консультантів надіслати ставку для проекту, часові рамки для завершення та деякі зразки роботи через меморандум.
Напишіть заголовок для довідкової записки. Заголовок містить чотири рядки, кожна з яких має певну позначку: До, З, Дата та Тема. Ваше ім'я та назва вашої компанії йдуть у першому рядку. Другий рядок містить імена всіх професійних консультантів, на які ви надсилаєте записку. Третій рядок - дата, яку ви плануєте відправити, а четверта лінія повинна пояснити тему записки лише кількома словами, наприклад, "Запит на пропозицію веб-дизайну".
Поясніть мету своєї довідкової записки у першому абзаці. Пам'ятки, як правило, стислі і доречні. Дозвольте консультантам дізнатися, який тип проекту потрібно виконати, і що ви шукаєте пропозиції від кваліфікованих фахівців.
Обговоріть деталі вашого проекту в наступних кількох параграфах. Ці деталі можуть включати будь-який бюджет або термін, які ви маєте, до якої дати ви хотіли б отримати пропозиції, що ви хотіли б включити до пропозицій, і процес, який ви будете використовувати для вибору консультанта.
Наведіть свою контактну інформацію на початку кінцевого абзацу. Дозвольте консультантам дізнатися, як найкраще зв'язатися з вами та як ви бажаєте отримувати інформацію, яку ви запитуєте, наприклад, поштою або електронною поштою. Нагадайте консультантам про термін реагування. Не забудьте подякувати консультантам за їхній час.
