Вічна система інвентаризації являє собою набір процесів бухгалтерського обліку, які допомагають компанії звітувати про дані фінансових запасів. Багато компаній використовують цю систему - особливо ті, які використовують систему обліку витрат на замовлення, або продають багато різних видів запасів. Компанії повинні збалансувати переваги і недоліки безстрокової системи до її реалізації.
Точна звітність
Компанії часто мають більш точну фінансову звітність за допомогою системи безперервної інвентаризації. Бухгалтери оновлюють головну книгу після кожної операції з інвентаризацією. Це призводить до рахунку головної книги, який відображає фактичний обсяг фізичної інвентаризації. Власники та менеджери можуть приймати якісні рішення на основі точності звітності цінностей запасів. Кілька типів інвентаризації також отримують вигоду від цього методу, оскільки бухгалтери точно відстежують кожну з них через головну книгу.
Електронне управління
Вікові системи запасів часто використовують електронні методи для запису операцій. Прикладом може служити система штрих-кодів, яку роздрібний продавець одягу використовує при продажі товарів. Кожне сканування записує дані, які оновлюють вартість запасів компанії. Бухгалтери використовують цю інформацію для балансування головної книги. Компанії також використовують дані для замовлення товарів за допомогою системи «щойно вчасно». Електронне замовлення допомагає запобігти виникненню запасів та втрати продажу.
Вартість
Багато системи безперервної інвентаризації коштують дорого. Вартість цих систем є двоякою. Технологія, необхідна для того, щоб система працювала, може бути великим капіталом. Оновлення системи для нових змін у технології також є дорогим. Навчання працівників правильному використанню системи - це ще один рахунок. З адміністративного боку, компанії повинні знайти бухгалтерів, які можуть працювати в системі та керувати частими змінами в головній книзі.
Процес
Вічні системи запасів часто вимагають багато часу. Електронне оновлення головної книги компанії може призвести до необхідності звірки рахунків. Бухгалтери часто витрачають багато годин на тиждень або місяць, щоб узгодити інвентаризацію. Постійні помилки також можуть викликати додаткові ускладнення. Бухгалтери повинні виправити помилки та збалансувати рахунок інвентаризації до закриття книг компанії. Повідомлення про неточні показники запасів може викликати аудит, що призводить до потенційних проблем для компанії.
