Роботодавець несе відповідальність за ведення та ведення обліку персоналу персоналу за певні періоди. Тип кадрового запису, який зберігається у файлі, визначає тривалість його зберігання. Всі записи персоналу повинні зберігатися в безпечному, але легко доступному районі.
Один рік
Є деякі кадрові записи, які потрібно зберігати протягом щонайменше одного року після того, як працівник покине компанію. До них відносяться всі протоколи про зайнятість, такі як просування по службі, передача і припинення, а також будь-які попередні тести, записи про скарги та юридичні дії.
Два або три роки
Будь-які записи, пов'язані з оплатою праці, такі як прибутки, картки часу, графіки та ставки оплати, повинні зберігатися протягом двох років після припинення роботи працівника. Фактичні записи заробітної плати повинні зберігатися протягом трьох років після звільнення працівника. Всі документи, пов'язані з Законом про відпустку з сім'ї та медичної допомоги, також повинні зберігатися протягом три роки.
П'ять років
За інформацією Адміністрації з охорони праці та охорони праці, будь-яка інформація, включаючи короткий опис деталей, що стосуються професійної травми або хвороби, повинна зберігатися протягом п'яти років. Проте будь-які медичні огляди, які вимагаються законом через травмування або хворобу на виробництві, повинні зберігатися протягом 30 років.
