Ви закриваєте свій бізнес. Можливо, ви йдете у відставку або вступаєте в можливість для іншого підприємства. Всі підприємства створюють документи, і як тільки ваш бізнес закритий, питання про те, як довго зберігати ці документи, необхідно вирішити.
Причини збереження записів
Найбільш вірогідними суб'єктами, які могли б запитувати різні ділові документи минулого, були урядові установи, такі як відділ податкової служби та державні скарбниці. Ведення всіх видів пов'язаних з бізнесом записів буде цінним, якщо виникне потреба обгрунтувати вимоги, операції та інформацію, подану на податкові декларації. Хоча в деяких випадках, таких як розслідування шахрайства або інші цивільні чи кримінальні справи, висунуті проти компанії, може існувати позовна давність з багатьох ділових питань, незважаючи на те, що давні події відбулися. Ви ніколи не знаєте, коли старі записи бізнесу можуть бути корисними, тому доцільно зберігати всі ділові записи, якщо це можливо. Однак, існують загальні рекомендації щодо тривалості часу для зберігання спільних документів.
Періоди зберігання певних елементів
З моменту подачі заявки проводити скасовані чеки, банківські вклади, виписки з кредитних карток та головні книги не менше трьох років. Тримайте банківські виписки, інвентарні записи, рахунки-фактури, записи про продаж, касові стрічки, W-2s, 1099s та інші документи податкової документації не менше шести років. Якщо ваша компанія створена як корпорація, тримайте щомісячні та щоквартальні фінансові звіти протягом щонайменше трьох років.
Записи, що зберігаються невизначено
Зберігайте платежі, пов'язані з персоналом, та пов'язані з ними документи, такі як компенсація робітникам, пенсійні записи та утримання податку на прибуток працівників, на стільки часу, скільки зможете. Якщо працівник минулої компанії подає заявку на отримання допомоги по безробіттю, подає заявку на нову роботу або має запитання, що відносяться до часу працевлаштування, найдорожче буде мати доступ до цих записів. Усі документи, пов'язані з корпоративними клієнтами, повинні зберігатися на невизначений термін, навіть якщо корпорація більше не працює. До таких документів належать свідоцтво про реєстрацію, протоколи засідань ради директорів, трудові договори, біржові угоди, патенти і торгові марки, а також будь-які судові документи. Необхідно вести облік активів корпорації та дебіторської та кредиторської заборгованості.Строк давності IRS становить три роки з дати подання податкових форм, в яких здійснюється перевірка повернень. Однак, як зазначалося, ведення обліку доходів і відрахувань має зберігатися на невизначений термін, якщо це можливо.
Суб'єкти, які можуть запитувати минулі записи
Федеральні агентства, які найімовірніше просять інформацію про минулі документи, - це Служба податкової служби, Департамент праці, Адміністрація соціального забезпечення, Комісія з рівних можливостей зайнятості, імміграція та натуралізація. Документи для державних органів, такі як розподіл податків та місцевих муніципалітетів, також повинні зберігатися якомога довше, навіть після того, як бізнес припинив свою діяльність. Зберігайте файли в безпечному місці, бажано в місці, захищеному від пожежі, повені, крадіжки та інших втрат. Хтось, крім себе, також повинен знати, де зберігаються ці важливі записи.
