Як компанія, ви повинні зберігати певні типи документів у файлі, наприклад, записи про зайнятість та рахунки-фактури, як з ділових, так і з юридичних причин. У деяких випадках торговець повинен також зберігати копії квитанцій кредитної картки під рукою протягом певного періоду часу. Дізнайтеся, коли можна безпечно підкинути ці надходження в ході роботи.
Кредитні картки
Після того, як клієнт придбає продукт або послугу від вашої компанії за допомогою кредитної картки, ви зазвичай повинні надати їй друковану квитанцію для її записів - зокрема, у випадку особистої операції. Квитанція містить суму угоди, код затвердження, ім'я власника кредитної картки та місце підпису клієнта. Ви також зберігаєте копію підписаного квитанції для ваших записів.
Навіщо тримати їх?
Якщо виникає випадок, коли клієнт оскаржує стягнення кредитної картки від вашої компанії, ви, як торговець, несете відповідальність за підтвердження її дійсності. Одним з перших пунктів, які банку клієнта буде вимагати, є копія квитанції про кредитну картку, пов'язану з транзакцією. Постачальник торговельної послуги також повинен побачити підписану квитанцію для розслідування спору від вашого імені. Якщо спір клієнта схвалено, тому що ви не можете надати копію підписаного квитанції про продаж, вам доведеться сплатити дорогі комісійні платежі, а також втратити суму продажу, а також продукт або послугу, яку ви продали.
Коли кидати
Через можливість виникнення спорів з клієнтами не варто викидати квитанцію про продаж кредитної картки тільки тому, що операція очистила ваш торговий рахунок - навіть якщо ви вже отримали кошти від продажу. Банки, як правило, надають клієнтам близько 60 днів для оскарження плати за Закон про чесну кредитну біржу. Безпечну ставку можна зберегти принаймні протягом трьох місяців. Якщо вам потрібні квитанції про продаж, особливо з причин звітування про прибутковий податок, тримайте їх під рукою щонайменше шість років.
Зберігання квитанцій
Якщо ви повинні зберігати ці квитанції про продаж, зберігайте їх у безпечному, заблокованому місці, оскільки вони містять конфіденційну інформацію про клієнтів. Зберігайте ці конфіденційні дані в недоступних для неавторизованих працівників і зовнішніх осіб випадках, щоб уникнути проблем із шахрайством або ідентифікацією крадіжок, пов'язаних з кредитною карткою. У Вашій угоді про надання послуг із торговельними послугами можуть бути визначені конкретні правила щодо керування та зберігання даних конфіденційних кредитних карток для клієнтів відповідно до керівних принципів Стандартної безпеки промисловості платіжних карт. PCI DSS - це організація, яка надає рекомендації щодо управління даними кредитних карток клієнтів.
