Як роботодавець, ви несете відповідальність за відправлення податкових звітів W-2 кожному співробітнику до 31 січня. Зберігання ваших копій W-2 протягом декількох років захищає від претензій, що ви не вчасно відправляли їх і служили захистом аудит.
Вимоги до ведення обліку
Податкова служба може перевіряти податкову декларацію малого бізнесу на строк до трьох років після подання, згідно з юридичним веб-сайтом Nolo. IRS заохочує власників бізнесу зберігати всі податкові документи, включаючи W-2s, принаймні чотири роки після подачі. Nolo пропонує ще більш консервативну пропозицію про проведення записів принаймні за шість років після подачі.
Причини утримання
На додаток до використання заяв W-2 як документації в аудиті, ви хочете їх утримувати, якщо працівники заявляють, що не отримали копію. Працівники направляються до вас, якщо вони не отримають W-2 протягом двох тижнів після закінчення 31 січня. У цей момент вам може знадобитися надіслати іншу копію. Крім того, необхідно зберігати копії документів про податки, включаючи прибутки, за які ви повідомили про доходи працівників, принаймні протягом шести років.
