Адміністративні помічники та секретарі клубів можуть зберігати протоколи зустрічей різними способами. Найкраще мати як електронну, так і паперову копію, щоб можна було скористатися резервною копією для іншого, якщо одна копія буде втрачена або ненавмисно зруйнована.
Збереження файлу електронним шляхом
Збережіть протокол зустрічі на своєму комп'ютері в тому ж місці, де ваша організація має зустріч. Дайте їй подібне ім'я кожного разу, щоб легко знайти точний файл, який вам потрібен у майбутньому. Наприклад, ви можете назвати протоколи зустрічей неприбуткових рад "Board_Minutes_21 April 2011", а потім наступного місяця зберегти їх як "Board_Minutes_20 May 2011." Якщо у вас є різні види зустрічей для відстеження хвилин, збережіть кожного в іншій папці. Можна називати «Зустрічі наради» та іншу «Зустріч персоналу», обидва з яких зберігаються в папці «Зустрічі» на вашому комп'ютері.
Інтернет-сховище
Зберігайте свої хвилини за допомогою служби зберігання документів в Інтернеті. Ці служби зазвичай стягують плату, але якщо ваш комп'ютер або сервер вимкнено, ви можете отримати доступ до Інтернету з іншого місця та отримати файли.
Ціни
Компанії онлайн-зберігання можуть запропонувати вам безкоштовний пробний період для тестування свого продукту. Наприклад, LiveDrive пропонує безкоштовну пробну версію на два тижні і стягує 6,95 доларів на місяць за одну комп'ютерну копію і 16,95 доларів на місяць на термін до трьох комп'ютерів для резервного копіювання в мережі, починаючи з квітня 2011 року. завантаження та завантаження). Elephant Drive має 15-денну безкоштовну пробну версію. Він пропонує індивідуальний план з обсягом зберігання до 100 Гб для 2 комп'ютерів за 9,95 доларів на місяць або $ 99,50 на рік. Родинний план охоплює до п'яти пристроїв, має до 500 ГБ пам'яті за $ 19,95 на місяць, або $ 199,50 на рік.
Жорсткі копії
Роздрукуйте копію протоколу засідання. Помістіть роздільники, позначені місяцем і роком зустрічей, в підшивку. Вставте копію хвилин у правильний розділ місяця та року. Як ваші зв'язуючі заповнити, етикетка хребта з роком протоколу всередині, та початок новий binder. Розгляньте можливість збереження двох друкованих копій протоколів засідань, які зберігаються в двох місцях, у випадку, якщо з одним з них трапиться щось.
