Організаційні зміни є жорсткими, але те, що може бути ще жорсткішим, є передача цих змін працівникам. Багато керівників стурбовані правильним тоном при первинному оголошенні, але також необхідно розглянути безліч інших питань. Відповідаючи на запитання працівників, реагуючи на їх проблеми та підтримуючи зв'язок, що протікає в невизначені часи, всі ключові елементи в оголошенні та внесенні змін.
Розробити чіткий план комунікації. Складіть список всього, що має бути повідомлено працівникам про організаційні зміни. Передбачити, що працівники можуть мати питання про зміни і бути готовими відповісти на них. Включіть пункти, на які ви будете звертатися в первинному оголошенні, а також як ви будете продовжувати спілкуватися зі співробітниками щодо змін, які вони починають. Поділіться або створіть цей план з іншими на керівних посадах, щоб забезпечити послідовні повідомлення співробітникам протягом всієї зміни.
Поясніть співробітникам, що викликало організаційні зміни. Поясніть будь-які конкретні проблеми, з якими стикається компанія, включаючи те, як і чому вони потребують вирішення. Якщо компанія страждає від низьких прибутків, збільшених витрат або поганого морального стану співробітників, поясніть це співробітникам.
Вкажіть співробітникам, яким чином організаційні зміни покращать компанію. Виділіть, як це позитивно вплине на компанію в цілому (наприклад, збільшуючи прибуток або покращуючи репутацію компанії). Підкресліть, як ці зміни принесуть користь окремим працівникам. Продовжуйте підкреслювати переваги плану навіть після оголошення.
Дайте співробітникам часові рамки для змін. Скажіть їм, коли почнуться зміни і скільки часу вони будуть приймати. Якщо ви не впевнені в точних часових рамках, будьте чесними і дайте співробітникам знати, коли вони можуть очікувати відповіді.
Поділіться своїми сумнівами та питаннями. Якщо є інформація про зміну, яка є конфіденційною або ще не вирішена, повідомте працівникам, що ви зможете дати їм більше знань, а потім спробувати дати їм час, коли вони можуть очікувати відповіді, щоб зменшити спекуляцію.
Надайте працівникам можливість задавати питання або висловлювати сумніви або труднощі, які вони мають з змінами. Запропонуйте співробітникам регулярно розмовляти з вами чи іншим керівництвом щодо будь-яких проблем, які вони мають протягом усього процесу. Відповідайте на складні питання так, як можете чесно.
Часто спілкуйтеся з менеджерами та співробітниками, коли відбуваються зміни. Надайте будь-яку нову інформацію, яка виникає оперативно. Повідомте працівників, якщо план зміниться, і поясніть, чому він змінився. Будьте максимально відкритими протягом всього процесу, щоб працівники не відчували, що їх тримають у темряві.
