Конференц-зал використовується керівниками компаній для проведення зустрічей та проведення заходів для співробітників або відвідування бізнесменів. Налаштування конференц-залу може сильно вплинути на те, як люди переживають зустріч, оскільки ті, хто сидить у спині, можуть не чути і не бачити все, що відбувається в передній частині кімнати. Перш ніж почати налаштування конференц-залу, проаналізуйте простір, щоб визначити, яка установка працює краще для даного простору. Таким чином, всі учасники матимуть такий же досвід під час презентацій або подій.
Пройдіть навколо конференц-залу, перш ніж почати розробляти простір. Знайдіть всі електричні розетки в приміщенні, оскільки перед кімнатою може знадобитися електрична розетка. Для роботи проекторів і екранів може знадобитися електрика, тому встановіть передню частину приміщення, де є розетки. Це робиться, щоб мінімізувати дроти на підлозі, оскільки люди можуть перекинутися на них, коли вони ходять у конференц-залі.
Проаналізуйте розмір простору та порівняйте його з потребами компанії. Якщо компанія шукає простір для зустрічей з 20 людьми або менше за один раз, установка столів і стільців відрізняється від простору, в якому потрібно провести сотні людей у певний час. Використання налаштувань театрального стилю з підвищеними рядами може бути більш ефективним для сотень людей, на відміну від U-подібної форми, оскільки U-подібна конфігурація більш підходить для 20 осіб або менше. Один таблиця конференції повинна використовуватися лише в тому випадку, якщо компанія планує розмістити менше 15 осіб одночасно, оскільки співробітники, що знаходяться в одному кінці таблиці, повинні мати можливість чути людей, що сидять на протилежному кінці.
Додайте екран презентації або проектор на передній панель перед додаванням столів і стільців до місця. Підключіть всі електричні пристрої та приховайте дроти вздовж стін або під килимами.
Розташуйте таблиці в потрібній конфігурації, яку ви вибрали для конференц-залу. Таблиці повинні бути розміщені близько один до одного, якщо ви використовуєте метод U-подібної форми. Установка театру вимагає розміщення таблиць на піднятих ящиках або платформах. Помістіть платформу в потрібний простір, перш ніж почати додавати таблиці.
Пройдіть навколо простору і поставте себе за стіл, щоб перевірити, чи є кожне місце прийнятним для перегляду передньої частини кімнати без перешкод. Не кладіть когось у крісло, де вона не може бачити фронт. Робіть це до того, як стільці будуть додані до кімнати, тому що змінити налаштування зі стільцями та столиками в кімнаті може бути важче.
Додайте всі стільці в конференц-зал і закладіть стільці під столиками, щоб заощадити площу. Це зробить конференц-зал виглядати більшим і більш організованим.
Додайте пляшки з водою, ручки, прокладки паперу і, можливо, фрукти до столиків конференції перед подією.
