Конференц-дзвінки - це зручне рішення для спільного обговорення проекту, отримання оновленої інформації та отримання консенсусу. Багато компаній уклали контракт з компаніями конференц-сервісу, і ці компанії можуть надати спеціальні телефонні номери та коди доступу для персоналу, а також веб-утиліту, яка розраховує і повідомляє зустрічі про телеконференції. Призначений номер телеконференції забезпечує гнучкість у проведенні конференц-дзвінків у будь-який час, а повідомлення про зустрічі можуть надсилатися учасникам електронною поштою. Бюджет або безкоштовні послуги конференц-виклику для невеликих компаній призначають номер телеконференції під час планування, тому планування онлайн-зустрічей вимагає мінімального планування.
Виділена лінія конференції
Відкрийте нове повідомлення електронної пошти або запит на нараду (якщо у вашій програмі електронної пошти є така функція, наприклад, Microsoft Outlook). Введіть адреси електронної пошти учасників у розділі "До" або "Учасники". Введіть тему зустрічі в рядку "Тема".
Введіть наступну інформацію в тілі електронної пошти або використовуйте автоматичні поля у запиті на нараду: Дата зустрічі Час початку зустрічі (у тому числі часовий пояс) Час закінчення зустрічі (включаючи часовий пояс) Номер вхідного номера) Код конференції (якщо є, для учасників доступу до конференції)
Відкрийте розділ планування запитів на зустріч і використовуйте розкривне меню поруч із кожним учасником, щоб визначити, чи є вони обов'язковими або необов'язковими учасниками (більшість програм мають учасників за промовчанням за необхідності). Якщо графіки доступні в Інтернеті, переконайтеся, що потрібні учасники доступні протягом бажаного часу і дати.
Додайте до порядку денного або матеріалів зустрічі, натиснувши кнопку "Вкладення" на панелі інструментів електронної пошти. Якщо потрібно, введіть повідомлення в тілі електронної пошти після деталізації конференц-дзвінка. Натисніть кнопку "Надіслати", щоб передати повідомлення про зустріч.
Заплануйте конференц-дзвінок за допомогою веб-утиліти
Увійдіть до свого облікового запису конференц-служби, наприклад, Premiere Conferencing, Go to Meeting або Free Conference.
Натисніть кнопку "Розклад конференції". Виберіть дату зустрічі, час початку та час завершення (або тривалість) та очікувану кількість учасників. Введіть тему зустрічі в поле "Тема". Виберіть тип конференц-дзвінка, натиснувши опцію "Безкоштовна конференція" або "Конференція прямого набору".
Перевірте точність інформації та натисніть кнопку "Розклад". Надрукуйте сторінку підтвердження для деталей конференц-дзвінка або збережіть інформацію на комп'ютері.
Натисніть опцію, щоб надіслати повідомлення електронною поштою своїм учасникам. Введіть імена та адреси електронної пошти учасників у відповідних полях. Натисніть кнопку "Надіслати", щоб передати повідомлення учасникам з інструкціями набору та підтвердження на адресу електронної пошти.
Поради
-
Попросіть учасників підтвердити, що вони приєднаються до конференц-дзвінка - вони можуть відповісти ствердно на ваше повідомлення електронної пошти або натиснути кнопку "Прийняти" у повідомленні про запрошення на нараду. Надішліть нагадування електронною поштою та будь-яку додаткову інформацію за день до зустрічі. При плануванні конференц-зв'язку використовуйте веб-інструмент, продовжуйте тривалість або час закінчення та виділіть ще одного або двох учасників, ніж планували, щоб дати собі гнучкість. Служба конференції зазвичай стягує плату лише за кількість учасників та фактичну кількість хвилин.
Увага
Уникайте плутанини, перевіряючи інформацію про зустріч, перш ніж надсилати повідомлення. Деякі програми електронної пошти записують всі запити на збори в календарі та конфліктуючі або оновлені зустрічі (не замінюючи застарілу зустріч).
