Написання офіційного листа до правління - будь то шкільна рада чи міжнародна корпорація - може здатися неймовірним завданням на перший погляд. Проте, розбивши його на невеликі, керовані кроки, це значно полегшує процес, ніж ви спочатку могли очікувати. Формальний лист до дошки дотримується всіх правил ділового листа. Важливо, щоб ваш лист був коротким і доречним. Офіційний лист не повинен перевищувати довжини сторінки, тому, якщо ваш лист перевищує цей розмір, продовжуйте редагувати, доки ви не зрозумієте основні факти.
Запишіть список речей, які ви збираєтеся включити до вашого листа до дошки. Якщо, наприклад, ви звертаєтеся до комітету з проханням про надання грошей на поїздку на заняття, вкажіть, які студенти будуть залучені, а де і коли це відбудеться.
Формат для офіційного листа такий: повертається адреса, дата, внутрішня адреса, привітання, лист листа і закриття. Поля на один дюйм слід залишити на всіх чотирьох сторонах сторінки.
Використовуйте блок-формат і почніть весь текст з лівого боку сторінки. Замість відступу залиште один порожній рядок між кожною частиною листа до дошки.
Пишіть на бланку, якщо це взагалі можливо. Однак якщо у вас немає бланку, введіть адресу у верхньому лівому куті. Введіть порожній рядок і введіть дату.
Введіть внутрішню адресу дошки, таку ж адресу, що й на конверті, оскільки це розділяє ділові листи від дружніх. Без внутрішньої адреси люди можуть бути збентежені, для кого призначений лист.
Введіть привітання. У цьому випадку це буде «Шановні голови Джонс і члени Всесвітньої ради з ремесел». Іншою можливістю є «Шановні члени Всесвітньої Ради з питань судів»
Отримати прямо до справи. Не турбуйтеся про те, щоб бажати людям приємного дня або запитувати про їхнє здоров'я. "Я пишу до дошки, щоб" означає, що ви маєте на увазі бізнес.
Підтримуйте формальний діловий тон у вашому листі до дошки. Тримайтеся подалі від особистих питань і дотримуйтесь фактів.
Тримайте ваші абзаци і речення короткими і не забувайте починати новий абзац, коли ви змінюєте ідеї у вашому листі до дошки. Уникайте багатозначних пропозицій і не використовуйте великі слова, коли маленький буде робити.
Закрийте лист на дошці за допомогою "З повагою" і зауважте, що за ним слід кома. Іншим прийнятним формальним закриттям є «Щиро Ваш».
Залиште три або чотири рядки для підпису, а потім введіть своє ім'я. Якщо ви копіюєте лист комусь іншому, додайте “Cc” і вкажіть їхні імена.
Дозвольте своєму листу до дошки сидіти 24 години, а потім виправити будь-які граматичні помилки або помилки набору тексту. Прочитайте свій лист вголос і оцініть його для формального тону та змісту. Відповідно редагуйте.
