Коли ви прийняли роботу, відділ людських ресурсів або ваш керівник обговорили свій графік, і, швидше за все, ви погодилися на ті години, які вони пропонували. У той час, коли ви прийняли графік, ви, ймовірно, не мали можливості дізнатися, що ваші обставини зміниться або що ви просто не зможете дістатися до роботи в той час, на який ви погодилися. Якщо ви постійно запізнюєтеся або якщо ваші особисті обставини вимагають, щоб ви повідомили про роботу на більш пізній час, рекомендується запитати свого керівника в письмовій формі про пізній час початку. Надання письмового запиту створює офіційну запис вашого запиту у випадку, якщо ваш запит відхилено або якщо ваш графік змінюється, і вам потрібно підтвердити його.
Використовуйте формат формального листа для пізнього листа дозволу
Оскільки це офіційний запит, складіть свій письмовий запит у правильному форматі бізнес-листа. Ділова кореспонденція зазвичай знаходиться в блочному форматі, тобто параграфи знаходяться на одному рівні з лівим полем; не відступайте абзаци. Датою вашого листа, ім'ям і адресою адресата, рядком теми, тілом і закриттям також є ліве поле. У рядку теми необхідно вказувати ваше ім'я, посаду та номер співробітника, якщо він відрізняється від вашого номера соціального страхування - з міркувань безпеки не вказуйте соціальне страхування в листі, який може потрапити на стіл того, хто не повинен його знати. Крім того, використовуйте білий чи чорно-білий папір для вашого листа, шрифт типу Times New Roman або Calibri, і підпишіться своїм ім'ям чорнилом, перш ніж надавати своєму керівникові та відділу кадрів їхні копії.
Якщо ваш офіс в основному безпаперовий і повідомляється електронною поштою, ви можете підготувати замість нього пізній робочий лист. Зберігайте мови офіційно, або підготуйте свій запит як лист і прикріпіть його до електронного листа.
Безпосередньо вказати свій запит
Замість того, щоб читач, який потребує сканування всього листа, перш ніж вона дістанеться до фактичного запиту, зазначте запит у першому абзаці вашого листа. Наприклад, ви могли б написати: "Я почав працювати в департаменті закупівель як агент початкового рівня, 14 червня 2013 року, а 14 червня 2018 року був підвищений до старшого агента з купівлі. Мій поточний графік роботи з 8:00 до 17:00, з понеділка по п'ятницю. Мета цього листа полягає в тому, щоб запросити зміну графіка, щоб мої години становили 9 ранку до 6 вечора"
Не лякайтеся
Створіть свій запит у позитивний тон і уникайте використання слова "пізно". Якщо ви просите постійну зміну графіка, ви просите різні години, а не дозволу запізнюватися щодня. І ви не просите, щоб ваш керівник скорочував робочий час на кількість часу, коли ви запізнюєтеся на роботу. Якщо ваш запит на певний строк, вкажіть, що, вказавши: "Мета цього листа полягає в тому, щоб вимагати зміни графіка так, щоб з 1 квітня до 30 квітня вставити рік, мої години становлять 9:00 до 18:00"
Дайте чесний розум
Хоча це також гарна практика, щоб бути чесним з роботодавцем, якщо ви просите приїхати через годину, тому що ви не людина з ранку, і ви просто не можете зробити це вчасно, ви можете переглянути, що розумну основу для вашого запиту. Але якщо ваша причина полягає в тому, що у вас є особисті або сімейні обов'язки, які могли б бути краще обслуговуватися, якщо у вас є додатковий час, щоб потрапити на роботу, вкажіть це. Вам не потрібно бути занадто особистим; наприклад, збирання дитини з догляду за дітьми або спільного користування з вашим чоловіком, здається, є достатньою підставою для запиту. Проте ви будете суддею, виходячи з того, що ваші стосунки з вашим керівником або менеджером, і чи дійсно вони повинні знати конкретну причину, чому ви хочете змінити графік.
Зробити це варто роботодавця в той час
Якщо ваш запит є тому, що ви постійно запізнюєтеся, і ви вважаєте, що приїзд через годину, ніж ваш типовий графік, допоможе вам повідомити про роботу вчасно, бути відвертими у своїх труднощах з тим, щоб працювати вчасно. Запропонуйте, щоб Ваша відвідуваність значно покращилася, якби Ви мали інший графік. Це один із способів вирішення аспекту виконання вашої роботи, і ви можете згадати у своєму листі, що ви намагаєтеся бути проактивними щодо поліпшення своєї роботи за допомогою вирішення проблемної області відвідуваності. Наприклад, ви можете почати речення: "Я думаю, що нові робочі години матимуть такі позитивні наслідки для бізнесу …"
Надання гарантій
Ви можете відчути необхідність запевнити свого керівника, що зміна розкладу не вплине негативно на операції відділу або на вашу здатність працювати з робочим навантаженням. Можливо, ви відстежували дзвінки клієнтів, які ви отримуєте, і помітили, що практично всі ваші клієнти дзвонять після 9:00, тоді ви можете додати до вашого листа, що ви стежили за піками у дзвінках клієнтів і що зміна розкладу може принести користь організації. У своєму листі ви також можете стверджувати, що ви не передбачаєте жодних проблем у виконанні всіх поставлених завдань, що дає додаткову впевненість у тому, що ви подумали про це і переконані, що зміна розкладу не призведе до проблем.
Слідувати
Останній абзац вашого листа для пізнього приїзду в офіс має повторювати ваш запит, і якщо зміна графіка є постійною, запропонуйте дату, на яку ви хочете, щоб зміна вступила в силу. Запитайте, чи є додаткові документи, необхідні для виконання зміни графіка. Це ставить на відділ кадрів або вашого керівника відповідальність, щоб дати вам відповідь, принаймні, про оформлення документів. Крім того, коли написано таким чином, це звучить більш позитивно, ніж лист, який натякає, що ви не впевнені, що запит буде схвалений. Дякуйте відділу персоналу та керівнику за їх розгляд і дайте їм знати, коли ви будете отримувати схвалення.
