Хоча електронна пошта та інші форми цифрового спілкування затьмарили факс з точки зору популярності, багато компаній і окремих осіб все ще відправляють факси. Факси особливо корисні, коли ви надсилаєте підписаний документ, коли цифровий файл документа на папері не доступний, і коли відправники або одержувачі не мають доступу до комп'ютера або КПК. Після створення шаблону факсу його можна використовувати знову і знову.
Елементи, які вам потрібні
-
Комп'ютер з програмою обробки текстів і принтером
-
Ручка
-
Папір
Створіть стандартний документ з обробкою тексту 8-1 / 2-на-11 дюйми з горизонтальним текстовим блоком у верхній частині, двома короткими колонками під ним і великим текстовим полем під стовпцями.
Включіть номер телефону, номер факсу та поштову адресу в горизонтальний текстовий блок у верхній частині документа. Додайте логотип вашої компанії, якщо це можливо, у лівий кут горизонтального блоку.
У ліву колонку під горизонтальним блоком додайте ім'я отримувача, назву компанії, якщо необхідно, номер факсу та номер телефону. Також напишіть "Re:" і вкажіть тему для вашого факсу (наприклад, "Сьогоднішні замовлення" або "Цифри продажів у липні").
Напишіть у правій колонці своє ім'я, назву компанії, якщо є, номер факсу та номер телефону. Включіть кількість сторінок, включаючи титульний аркуш, який ви надсилаєте. Напишіть дату надсилання факсу. Якщо ви надсилаєте факс додатковим особам, додайте "CC" і запишіть ім'я (-и) одержувача (ів) та назви компаній, якщо це можливо.
Вкажіть будь-яке додаткове повідомлення для одержувача в полі внизу сторінки.
Проведіть ваш документ на підставі помилок, неправильних написань та граматичних помилок, оскільки такі помилки можуть змусити вас виглядати непрофесійно.
Поради
-
Ви можете роздрукувати свій титульний аркуш і написати у своєму тексті, або ви можете ввести свою інформацію в документі для обробки тексту. Останній є кращим, оскільки іноді почерк не передається так ясно, як друкований текст.
