Якщо вам пощастило мати декількох постачальників, які змагаються за ваш бізнес, запрошуючи вас до дорогих обідів і показуючи свою подяку подарунками, будьте обережні. Начебто дружні жести, такі як ці, можуть перетинати лінію етики у сфері закупівель, впливаючи на рішення щодо купівлі. Навіть якщо вас не впливає, тільки поява непристойності може зашкодити вашій власній і репутації компанії.
Етичні питання придбання
Інститут управління постачаннями прийняв три принципи для керівників закупівель та працівників, які пам'ятають у своїй роботі:
- Підтримуйте цілісність у своїх рішеннях і діях.
- Завжди прагніть найкращого для свого роботодавця.
- Залишайтеся вірними своїй професії.
З цих принципів ISM розробив стандарти для фахівців, що купують, щоб забезпечити високу етику у сфері закупівель. Ці стандарти включають належну роботу з постачальниками і не дозволяють впливати на рішення ваших постачальників. Іншим стандартом є утримання від укладення угод, які гарантують взаємну домовленість, або тих, які можуть суперечити інтересам вашого роботодавця.
Приклади неетичного поведінки
Звичайно, ви хочете розвивати добрі відносини з вашими постачальниками та потенційними постачальниками. Проте, навіть, здавалося б, нешкідливі дії можуть слугувати прикладами неетичної поведінки у сфері закупівель.
Приклад: Кожен повинен харчуватися, і в чому полягає шкода в обіді з потенційним постачальником для обговорення специфіки?
По-перше, ви могли б стати дуже дружніми, до того, що ви хочете вести справи з цим постачальником, навіть якщо його ціни та умови не є найбільш сприятливими. Він настільки приємний, що ви схильні сприймати його на своє слово, коли він описує умови доставки, які здаються занадто гарними, щоб бути правдою. По-друге, якщо ви не обідитесь з кожним постачальником, який підходить до вас, ви демонструєте фаворитизм.
Приклад: Потенційний постачальник пропонує вам низькі ціни на запаси, які ваша компанія регулярно використовує. В обмін ви погоджуєтеся надати їм попереднє повідомлення, коли інші поставки будуть виставлені на торги.
Це може здатися, що ця ситуація нешкідлива, тому що ви все одно будете давати іншим постачальникам шанс брати участь у торгах, і ви плануєте розглядати всі пропозиції справедливо. Але, надаючи попередньому сповіщенню одного постачальника, ви даєте їм несправедливу перевагу, що має більше часу, щоб підготувати свою ставку і отримати свою ставку перед іншими постачальниками. Можливо, це змінить те, що їх пропозиція була б, якби було надано менше часу; можливо, не буде. Але це не справедливо, щоб дати одному продавцю перевагу будь-якого виду над іншими.
Приклад: Постачальник, якому ви нещодавно присудили контракт, надіслали подяку вашого улюбленого бренді, квитки на спортивні ігри або подарункову карту з невеликим купоном. Оскільки це подарунок подяки, це не вплинуло на ваше рішення, тому ви його приймаєте.
Існують численні етичні питання, пов'язані з прийняттям подарунків, навіть тих, що мають малі доларові цінності. Правда, це не вплинуло на ваше рішення, якщо ви вперше використовуєте цей постачальник. Але якщо ви вирішите використовувати їх знову, як ви знаєте, що ви не впливають на їх вдумливий подарунок? Іншим фахівцям у цій галузі може здатися, що вас вплинули. У будь-якому випадку, ви станете відомі тим, що приймаєте подарунки, які заважають вашій репутації і вашій компанії, оскільки ви їхній агент з закупівель.
Одне питання, яке потрібно задати собі у всіх рішеннях щодо закупівель, це: чи дає ця дія користь моїй компанії? Подарунки допомагають вам, а не вашій компанії. Навіть якщо подарунок був для компанії, це болить, а не допомагає, надаючи компанії погану репутацію.
Забезпечення високої етики у сфері закупівель
Якщо ви є власником компанії або менеджером з закупівель, є кроки, які ви можете зробити, щоб переконатися, що ваша компанія підтримує етику у сфері закупівель.
- Викладіть кодекс етики компанії зі специфікою для відділу закупівель.
- Навчайте всіх покупців на ці етики, наводячи приклади етичних і неетичних дій. Це ідеальне місце для постачальників ролей та дій агентів з закупівлі.
- Дозвольте співробітникам знати, що керівництво буде переглядати контракти на закупівлі, а також буде проводитися неанонсований аудит. Обов'язково виконайте обидві дії, тому позиція компанії щодо етичних питань при купівлі розуміється і слідує всім.
