Плануючи зустріч в готелі, ви хочете переконатися, що відділ продажів правильно враховує потреби вашої групи, щоб ви не переплачувалися. Ваш контакт у готелі створить групове резюме для Вашої зустрічі, щоб поділитися з іншими відділами та забезпечити все, що потрібно в готелі. Резюме групи - це профіль, що включає в себе мету Вашої організації для зустрічей в готелі, кількість людей, які відвідують, кількість спальних кімнат і необхідних місць для паркування, харчування та інші функціональні потреби, які надаватиме готель. Цей профіль має бути створений приблизно за 14 днів до початку Вашої події, щоб відповідним чином змінювати свій графік.
Випишіть все, що потрібно для зустрічі, і надайте його контактному центру з продажу готелів, щоб переконатися, що готель має ресурси для задоволення ваших потреб. Харчування, закуски, місця для паркування, кімнати для перерви та ночівлі - приклади предметів, які ви повинні поділитися з торговим партнером. Це дасть йому попередню ідею про ваше бачення зустрічі та роль готелю у забезпеченні безперебійної роботи. Він може надати стандартну форму для заповнення цієї інформації.
Створіть терміни реєстрації учасників засідань щодо часової шкали, з якою контактний контакт з готелями повинен повідомити персонал про ваші потреби. Використовуйте стимули для заохочення ранньої реєстрації, включаючи знижки на реєстрацію або пільги на конференцію. Переконайтеся, що учасники знають, що доступне для використання в готелі, і розглянути можливість включення реєстрації для додаткових заходів у формі. Спа-процедури, обід, що не проводяться, та екскурсійні заходи - це елементи, які можна включити, якщо готель має ресурси, щоб забезпечити їх, і вони відповідають меті Вашої зустрічі.
Спілкуйтеся зі своїм торговим партнером після того, як ви перевершите свій останній термін, щоб переконатися, що він має кількість людей, які відвідують, і що буде потрібно від готелю. Будь-які додаткові номери на комунікації, які ви отримуєте від потенційних учасників, які бажають взяти участь, засновуйте, але бажаєте зареєструватися на місці та історичні номери для реєстрації на місці.
Запросити огляд вашого резюме групи за два тижні до зустрічі. До цього часу групове резюме буде створено і буде готове до спільного з рештою готелю. Ви хочете переконатися, що цифри та види діяльності, отримані в контакті з продажами, відповідають вашим номерам і заходам, запланованим для зустрічі. Поставте запитання, щоб переконатися, що ви розумієте кожен рядок, який ви переглядаєте. Негайно зверніть увагу на будь-які розбіжності щодо контакту вашого продавця.
Перегляньте рахунок-фактуру від готелю та порівняйте його з інформацією, яку ви переглянули на своєму резюме групи та реєстраційній інформації організації після завершення зустрічі. Перевірте наявність неточностей і перевантажень. Якщо ви знайдете їх, зверніться до свого представника з продажу та менеджера з продажу, щоб вони могли бути виправлені відповідно.
Поради
-
Запитуйте фізичну копію вашої групової резюме до початку Вашої зустрічі, щоб зберегти у своїх записах. Ознайомтеся з формою резюме групи зразків, щоб мати уявлення про те, що відділ продажів готелю потребуватиме заздалегідь. Спілкуйтеся з будь-якими найважливішими змінами, які вплинуть на відвідування Ваших зборів якомога швидше.
