Фінансова звітність компанії включає звіт про фінансові результати, баланс та звіт про рух грошових коштів. У звіті про прибутки та збитки підсумовуються доходи, витрати та прибутки за звітний період. Баланс перераховує активи, зобов'язання та власний капітал, а звіт про рух грошових коштів підсумовує надходження та відтік грошових коштів. Точні фінансові звіти є важливими, оскільки керівництво, інвестори, кредитори та зовнішні аудитори залежать від достовірної та повної інформації для оцінки фінансового стану та результатів діяльності компаній. Точність починається з записів журналу і закінчується головним виконавцем, що підтверджує достовірність інформації.
Забезпечити точність процесу введення даних, що включає в себе запис журналу фінансових операцій та розміщення записів журналу в обліковій книзі. Якщо фахівці з введення даних роблять математичні помилки або вводять дані в неправильні облікові записи, навіть складний пакет обліку не виявить його. Навчання та випадковий моніторинг - це два способи забезпечення контролю якості в процесі введення даних. У листопаді 2010 року "Northern Nevada Business Weekly" стаття, сертифікований громадський бухгалтер Майк Босма рекомендує, щоб ви надаєте введення даних клерків з друкованим графіком рахунків компанії, щоб використовувати в якості посилання, щоб вони вводили дані в правильні рахунки.
Узгодьте свої бухгалтерські записи з зовнішніми записами, такими як виписки з банку, рахунки-фактури постачальника, виписки з кредитних карток та інші документи. Цифри повинні збігатися. Наприклад, залишок грошових коштів на балансі повинен відповідати кінцевому балансу у вашому банківському виписці. Аналогічно, довгостроковий баланс зобов'язань повинен відповідати загальним залишкам за іпотечними та іншими документами довгострокового кредиту.
Перевірте наявність помилок балансу. У керівництві, опублікованому на своєму веб-сайті, Центр розвитку малого бізнесу штату Іллінойс в Університеті штату Іллінойс рекомендує власникам малого бізнесу шукати очевидні помилки на балансі, наприклад, негативний залишок коштів.
Перегляньте звіт про доходи за можливі помилки. Вартість реалізованої продукції не повинна бути однаковою щомісяця, тому що ваш склад продажів, ймовірно, змінюватиметься кожного місяця. Якщо у вас є основні засоби, має бути запис про витрати на амортизацію. Переконайтеся, що ви внесли коригувальні записи для нарахованих, але невиплачених витрат, таких як витрати на виплату відсотків та витрати на оплату праці.
Переконайтеся, що ви зробили коригування для негрошових витрат у звіті про рух грошових коштів. Різниця в чистому залишку коштів між попереднім і поточним періодами повинна відповідати змінам у виписках Вашого банку, припускаючи, що надходження коштів на кредит проходять через банківські рахунки Вашого бізнесу.
Слідкуйте за своїм бухгалтером, менеджером магазину або керівником складу, якщо виявите аномалії. Наприклад, баланс, що перевищує звичайний запас, може бути результатом занадто великої кількості застарілих або припинених товарів на складі. Високий обсяг продажів може вказувати на проблему контролю якості у вашому виробничому об'єкті або на об'єкті вашого постачальника.
