Метою системи контролю документів є забезпечення ефективності та актуальності документів, які використовує ваша організація. Це може бути досягнуто за допомогою простого переліку документів, відомих як головний список.
Посібник з політики та процедур
Першим кроком має бути звернення до документообігу у вашому керівництві з політики та процедур. Крім того, ваша організація повинна визначити адміністратора, який би контролював контроль документів, відповідаючи за головний список документів.
Головний список документів
Створіть головний список, що ідентифікує документи, які використовуються в організації для ефективного функціонування. Приклади документів включають методичні посібники, посібники з якості, інструкції та форми роботи. Використовуючи формат формату листів, вкажіть назву документа та версію. Якщо ви посилаєтеся на мандатну процедуру з зовнішнього джерела, посилання на стандарт у головному списку допоможе простежуватися.
Процес перегляду
Переглянуті документи повинні бути зазначені в головному списку. Наприклад, політика та процедури забезпечення якості, версія B. Ви можете створити власну систему ідентифікації. Деякі організації використовують дати перегляду. Коли процедура буде переглянута, ви також повинні переглянути будь-які форми або інструкції, на які ви звертаєтеся в межах процедури.
