Планування церемонії нагородження може бути відносно легкою або дуже складною, залежно від часу року, типу та кількості осіб, які беруть участь, та співпраці місцевої преси. Нижче наведені деякі поради щодо планування успішної церемонії нагородження.
Передпланування програми «Церемонія нагородження»
Встановіть дату та час проведення церемонії. Обов'язково пам'ятайте про наявність представників, які потребують залучення.
Встановіть програму для події.
Складіть список всіх осіб, яких буде запрошено. Вона може включати міських, повітових і навіть державних і федеральних чиновників; місцева торгово-промислова палата та групи економічного розвитку; керівники компанії або організації, для яких відбувається новаторська діяльність; і місцевої преси.
Розробити план надзвичайних ситуацій для поганої погоди. Це може включати коротку церемонію на відкритому повітрі для чиновників, щоб копати першу лопату бруду з рештою церемонії, яка відбулася в сусідньому місці або в тентованій зоні. Якщо погода забороняє будь-яку зовнішню церемонію, вирішити, чи слід перенести церемонію до альтернативної дати дощу або усунути церемоніальне копання і утримати все на внутрішньому місці.
Визначте найкращий спосіб розширити запрошення на подію. Якщо подія закрита для громадськості, запросіть учасників поштою, телефоном або електронною поштою. Якщо вона відкрита для громадськості, то запрошення також можуть бути розміщені в місцевій газеті та оприлюднені в оголошеннях про громадські послуги на радіо та телебаченні.
Зателефонуйте, щоб підтвердити, що дата і час проведення церемонії - за графіком кожної особи, яка працює в програмі. Будьте впевнені, що кожен, хто має намір поговорити або зробити що-небудь для події, розуміє їхні ролі в програмі та кількість часу, який вони повинні говорити.
Відстежуйте всі RSVP для логістичних цілей. Якщо оратор програми повинен випасти в останній момент, маємо альтернативного спікера на увазі, щоб зайняти його місце і зробити необхідні заходи якомога швидше.
Підготовка до церемонії
Зателефонуйте до місцевої торговельної палати або групи економічного розвитку, щоб з'ясувати, чи є у них новаторський комплект. Більшість організацій цього типу матимуть мотузку або стрічки, щоб відмітити ділянку, а також золоту (або іншу кольорову) лопату і каскади для церемонії. Вони, як правило, надають ці послуги для членів їхньої групи. Якщо ці речі недоступні, визначте, як самостійно отримати те, що ви хочете або потребуєте.
Створити бюджет на заходи. Якщо немає бюджету, визначте способи отримання пожертвувань, необхідних для того, щоб церемонія відбулася, як планувалося.
Вирішіть на прикрасах, якщо вони будуть потрібні. Майте на увазі як оригінальні, так і непередбачені плани. Відведіть їх на місце щонайменше за годину до початку заходу.
Організуйте напої та паперові товари, якщо це можливо. Якщо ні, переконайтеся, що для динаміків програми доступна свіжа вода.
Упорядкувати для розміщення як внутрішніх, так і зовнішніх альтернатив. Якщо за розміром аудиторії або місцем проведення заходу неможливе розміщення, організуйте місце для учасників програми та інших високопосадовців. Визначте, чи буде призначено сидіння. Якщо так, зробіть таблицю сидінь так, щоб всі учасники церемонії знали, де будуть сидіти учасники програми та інші високопосадовці.
При необхідності організуйте намет. Переконайтеся, що він встановлений і встановлено кілька годин до початку події.
Замовте звукову систему, якщо вона потрібна. Переконайтеся, що він налаштований і перевірений до початку церемонії.
Розташуйте контейнери для сміття, якщо такі є. Переконайтеся, що вони не помітні на місці перед початком події.
Створюйте позначки для всіх високопосадовців, які відвідують захід, щоб їх було легко ідентифікувати. Домовляйтеся, щоб хтось привітав їх, коли вони приїдуть, і помістіть їх.
Відзначте сайт копання мотузкою або прапорами, щоб люди знали конкретно, куди їхати. Якщо на місці є каламутна пляма, ви можете уникнути пошкодження взуття учасників.
Переконайтеся, що всі учасники копання мають каску. Майте на увазі, що такі капелюхи можуть знадобитися всім учасникам, якщо церемонія відбудеться в межах визначеної області каска.
Проведення церемонії
Переконайтеся, що всі учасники знаходяться на призначених місцях до початку церемонії. Переконайтеся, що вони розуміють свої параметри та кількість часу, який вони повинні говорити.
Телефонуйте учасників на замовлення до початку церемонії. Вітайте всіх на церемонії і введіть першого оратора, коли настав час почати. Визначте будь-які логістичні вимоги, такі як місце для відпочинку або розташування туалетів.
Фотографуйте подію за потребою. Інший варіант - організувати отримання копій фотографій, зроблених пресою.
Підтримуйте потік програми від початку до висновку. Якщо необхідно, вступайте і негайно розмовляйте, щоб зберегти програму на доріжці або прикрити будь-якого зниклого учасника.
Подбайте про прибирання після завершення події. Переконайтеся, що весь смітник підібраний і що сайт повернуто до стану, що був до початку події.
Елементи, які вам знадобляться
-
Список представників місцевої преси
-
Список міських, повітових, державних і федеральних представників
-
Запрошення
-
Канат, щоб відмітити сайт
-
Лопата
-
Хардтеки для учасників
-
Камера
-
Прикраси
-
Прохолодні напої
-
Обладнання для відмітки сайту
-
Nametags
-
Стіл і стільці
-
Подіум зі звуковою системою
-
Намет
Поради
-
"Місце" відповідає новому сайту. Єдиний час, який може змінитися, - це розмір аудиторії або погодні умови. Це може бути неможливим, щоб кожен бажав в потрібному місці в потрібний час, так що знімайте дату і час, які відповідають графікам тих, хто бере участь. Наземні церемонії зазвичай включають церемоніальну копання першої лопати бруду. Вони можуть також включати зауваження від міського голови або інших міських, державних чи федеральних чиновників, торговельно-промислової палати або керівників агентств економічного розвитку, а також посадових осіб бізнесу або організації, що займаються революцією. У більшості випадків краще намагатися працювати без системи оповіщення, тому що внаслідок того, що вони встановлюються, потрібно витрачати труднощі та витрати. Тримайте напої просто, як торт і удар. Більшість людей, які беруть участь у заході, мають жорсткі графіки і не мають часу на розширені буфети або вечері. Переконайтеся, що вони знаходяться на місці принаймні за годину до початку заходу. Використовуйте позначки тільки якщо вони потрібні. Жорсткі шапки часто можна запозичити у місцевої промисловості, якщо кошти не доступні для придбання. Завжди будьте готові вступити і зробити все, що потрібно для забезпечення успішного результату. Дякуємо учасникам за те, що вони приходять або усно, або письмово.
Увага
Ніколи не маєте громадськості в області каску, не дотримуючись відповідного протоколу, встановленого урядом міста, штату та федерального уряду.
