Бізнес-листування, як правило, є стислим і добре організованим, причому думки письменника представлені досить коротко, щоб вмістити їх на одній сторінці. Проте бувають випадки, коли повідомлення, яке потрібно передати, вимагає двох сторінок. Правильне форматування другої сторінки вашого ділового листа гарантує, що читач не забуває про свої остаточні думки.
Форматування заголовка другої сторінки
Вибраний вами формат заголовка другої сторінки залежить від вас, але він повинен завжди містити принаймні повне ім'я особи, якій написано лист. Заголовок другої сторінки також може містити номер сторінки та дату листа.
Деякі автори вважають за краще використовувати один рядок на другій сторінці свого ділового листа. Це відоме як горизонтальний формат. Наприклад, вони вказують ім'я адресата на крайньому лівому полі, центрують номер сторінки і вводять дату, виправдану до правого поля. Використовуючи цей формат, майже здається, що ви створюєте три стовпці.
Іншим способом форматування другої сторінки є використання формату блоку, що означає, що ви вводите ім'я адресата у верхньому рядку під одним дюймовим полем, а потім введіть номер сторінки на наступному рядку і дату на третьому рядку. Наприклад:
Містер Дейві Джонс
Сторінка 2
1 жовтня 2018
Замість того, щоб використовувати праву вирівнювання, просто пересуньте центральну частину сторінки майже до правого краю. Коли читачі дивляться на другу сторінку, перше, що вони бачать - це їхнє ім'я, номер сторінки та дата. Таким чином, якщо ви вирішите скобкувати першу та другу сторінки, область зшивання не охоплює заголовок на другій сторінці.
Після того, як у вас є заголовки, ви повинні залишити три порожні рядки перед тим, як включати решту ділового листа. Обов'язково достатньо тексту, щоб виправдати другу сторінку. Якщо у вас є лише одна або дві додаткові лінії, спробуйте вирізати лист на одну сторінку. Також переконайтеся, що ви не запускаєте другу сторінку вашого листа в середині речення. Коли це можливо, почніть новий абзац на другій сторінці, щоб ваш лист поліпшився.
Створення поля другої сторінки
Якщо у вас є діловий лист на дві сторінки, ви можете скопіювати дві сторінки разом. Тим не менш, це прийнятно, якщо ви просто складіть дві сторінки вашого листа, щоб вони вписувалися в конверт. Якщо ви скопіюєте сторінки, читач, очевидно, знає, що у вашому повідомленні є більше, ніж вміст на першій сторінці. Однак, якщо ви вирішили не закріплювати, переконайтеся, що ви починаєте форматування досить далеко від верхнього краю другої сторінки, щоб читач зрозумів, що друга сторінка не менш важлива, ніж перша. Один-дюймовий край зверху сторінки звичайний. Саме тут ви розпочнете другий заголовок сторінки.
Отримати право на отримання інформації про адресата
Оскільки на другій сторінці вашого ділового листа є ім'я адресата, важливо, щоб на першій сторінці листа було вписане ім'я адресата, а потім - правильну назву та поштову адресу. На першій сторінці ділового листа інформація про адресата йде за датою та вашою зворотною адресою.
Якщо ви не впевнені у написанні будь-якої інформації від адресата, перевірте веб-сайт компанії або зателефонуйте секретарю компанії або адміністратору. Не ризикуйте збентежити себе і, можливо, образити адресата, використовуючи неправильну або застарілу інформацію.
