Підготовка та написання гарних хвилин зустрічі - це навички, які кожен може отримати з невеликою підготовкою та увагою до деталей. Безсторонній і правильний запис зустрічей є юридичною вимогою для багатьох підприємств. Якщо ви пишете хвилини для ділової, політичної, соціальної чи волонтерської організації, протокол стане постійною частиною історії організації. У багатьох випадках хвилини зберігаються протягом багатьох років, десятиліть, а іноді і століть.
Елементи, які вам знадобляться
-
Порядок денний
-
Список учасників
-
Магнітофон
-
Ноутбук
Прибуття на засідання рано з порядком денним засідання, списком учасників та обладнанням, необхідним для запису протоколу. Виберіть місце біля посередника. Сидячи поруч з фасилітатором наради, ви можете краще почути і легко запитати роз'яснення.
Запитайте, чи можна використовувати магнітофон для запису аудіозапису зустрічі. Якщо ви робите записи на комп'ютері, переконайтеся, що він працює правильно, а також використовуйте паперовий блокнот та інструменти для запису як резервний метод запису, якщо комп'ютер не працює.
Запишіть дату і час засідання. Зафіксуйте суть звітів посадових осіб та комітетів. Як правило, до протоколу засідання додаються повні звіти. Записуйте рухи, коли вони відбуваються. Включіть, хто вніс кожний крок, хто підтримав цей рух і чи був затверджений рух, який відомий як "перенесений", або не вдалося. Якщо внесений пункт порядку денного - не діяти під час засідання, але затриманий на більш пізній час, зверніть увагу на того, хто подав клопотання щодо подання пункту та хто подав клопотання. Записуйте оголошення та дати подальших зустрічей.
Знайдіть або створіть шаблон хвилин зустрічі. Можливо, у вашій організації вже є шаблон зустрічей. Якщо цього не сталося, ви можете скористатися одним з багатьох шаблонів на час зустрічі, доступних онлайн, або створити власний шаблон. Шаблон потребує рядка заголовка, тіла та підпису. Заголовок містить назву організації та дату, час та місце проведення засідання.
Створіть тіло шаблону, використовуючи порядок денний зустрічі як довідник. Включіть до цієї частини наступні пункти: статистику відвідуваності, затвердження протоколів останнього засідання, звіти офіцерів та комітетів, старі справи, нові справи, оголошення та час відстрочки.
Переконайтеся, що шаблон містить рядки підпису і рядки дати для секретаря та органу, що затверджує.
Підготуйте свої хвилини за допомогою шаблону. Усуньте зайві деталі. Запишіть те, що було вирішено, хто буде робити дію, коли вона виникла, і як організація дізнається, коли дія буде завершена. Після завершення першого чернетка перегляньте аудіозапис зустрічі, щоб переконатися, що ви захопили все необхідне. Потім відредагуйте хвилини.
Протоколи є протоколом дій, які здійснює організація. Це не запис всього, що сказано, а це стенограма. Тримайте свої професійні хвилини. Не включайте свою думку, судження або тлумачення. Фрази, такі як "гарячі дебати" і "відмінні коментарі" не мають місця в протоколі професійних зустрічей. Ніколи не включайте подання, які було відкликано.
Прикріпіть доповіді офіцерів і комітетів до завершеного протоколу. Зробіть необхідну кількість копій. Якщо можливо, розповсюджуйте хвилини зустрічі до наступної зустрічі, щоб можна було швидко внести доповнення та / або виправлення.
Поради
-
Перевірте учасників у вашому списку, коли вони прийдуть на зустріч. Записуйте досягнення, а також занепокоєння. Перевірте назви правильно. Зберігайте резервні копії хвилин. Не бійтеся просити роз'яснення.
