Точне складання протоколів засідань допомагає забезпечити зосередженість учасників на поставлених завданнях, зменшити нерозуміння та підвищити ефективність наступних зустрічей. Переваги чітких і всебічних протоколів зустрічей означають, що будь-який власник бізнесу, виконавчий директор або інший лідер, який регулярно проводить засідання, повинен встановити керівні принципи для прийняття протоколів. Ці рекомендації повинні охоплювати те, що відбувається до, під час і після зустрічі.
Перед зустріччю
Визначте, хто приймає хвилини
Хоча, здавалося б, невдале завдання, запис протоколів зустрічей потребує значної уваги до деталей. Як наслідок, миттєвий учасник повинен мати мінімальну участь у зустрічі. Це дозволяє зосередити більшу частину енергії на записі основних моментів зустрічі.
Поради
-
Підприємства часто використовують виконавчих асистентів або адміністраторів, щоб зайняти хвилини, оскільки ці співробітники часто не мають активної участі в самій зустрічі.
Використовуйте стандартизовану форму
Створіть свою власну стандартну форму зустрічі, яку ви можете використовувати під час зустрічі. Стандартизація допомагає тим, хто приймає хвилини, знати, де розміщувати інформацію, а також допомагає учасникам прочитати документ пізніше. Основна інформація повинна включати:
- Список учасників.
- Дата.
- Список тем для обговорення.
- План дій вирішено по кожній темі.
- Особи, відповідальні за виконання цих дій.
Під час зустрічі
Заповніть необхідну інформацію
Перед офіційним початком зустрічі заповніть необхідну інформацію, наприклад, учасників та дату. Це запобігає зайвому витраченню часу під час фактичної зустрічі.
Важлива інформація для запису
Протоколи зустрічей не повинні переписувати всю зустріч. Навпаки, протоколи зустрічей записують важливі завдання та напрямки у спрощеному форматі. Таким чином, ви повинні фіксувати таку інформацію, як делегування обов'язків, терміни виконання зобов'язань, ті, що призначені для виконання цих обов'язків, та будь-яку іншу, здавалося б, релевантну інформацію. Протоколи засідань не повинні містити загальних обговорень або тангенціальної інформації.
Запитайте про роз'яснення
Протокол повинен точно відображати основні моменти зустрічі. Попросіть роз'яснення, якщо будь-яка інформація, обговорена під час зустрічі, незрозуміла. Ніколи не здогадуйтеся, або ви ризикуєте неточної інформації або пропусків. Просивши роз'яснення, завжди дотримуйтесь протоколів зустрічей. Деякі збори мають неформальний підхід, інші приймають структуровані правила Роберта.
Зверніться до минулих хвилин
Поточні хвилини, які ви збираєте, можуть стосуватися минулих хвилин. Це вимагає, щоб минулі протоколи зустрічей на нову зустріч були доступними для всіх учасників.
Після засідання
Протокол огляду
Перевірте протоколи зустрічей для друкарських помилок або нечітких пропозицій. Виправляйте ці перед завершенням хвилин. Будь-які помилки можуть викликати плутанину щодо важливих завдань.
Надіслати учасникам
Надсилайте протоколи зустрічей учасникам зустрічі для затвердження. Це дає можливість учасникам задавати питання або виправляти помилки. Повідомте всіх учасників про будь-які зміни.
Доопрацювання та файлу
Як тільки всі учасники схвалюють протоколи, підписують протокол протоколу з датою затвердження, що вказана поруч із підписом. Після цього вкажіть протокол на комп'ютері або в папці з іншими протоколами. Тримайте всі протоколи зустрічей разом, що дозволяє легко перевозити майбутні зустрічі та надає центральне місце, якщо комусь необхідно звернутися до документів.
