Будь то для об'єднань співвласників багатоквартирних будинків або транснаціональних корпорацій, протоколи про зустрічі є правовою основою для будь-яких дій, що вживаються групою. Асигнування, поліси, закупівлі - будь-яка діяльність корпорації, некомерційна або некомерційна - повинні бути записані в хвилинах. Деякі організації є більш неформальними, ніж інші - ви, мабуть, не почуєте, як сусід пересувався на стіл в церковному комітеті - але всі повинні діяти відповідно до рішень, прийнятих їх керівними органами. Протоколи надають докази цих дій і визначають їхню мету.
Будь готовий
Планувати заздалегідь. Збирайте порядок денний і список членів або учасників зборів до зустрічі. Якщо ваша група зазвичай не працює з порядком денним, заохочуйте її починати робити це, щоб зберегти фокус. Дізнайтеся, скільки членів потрібні для ведення бізнесу, щоб можна було помітити наявність кворуму в протоколі, якщо це необхідно.
Створіть шаблон, який буде використовуватися для нотаток. Включіть пробіли для дати, часу та місця розташування, а також список членів, щоб відмітити учасників та відсутність. Якщо на засіданні беруть участь громадськість, вкажіть рядки для імен і запитів кожної адреси. Деякі сайти, такі як Meetingtemplates.com пропонують безкоштовні шаблони для різних типів зустрічей.
Заповніть дату, час, місце, учасники та інформацію про кворум на засіданні. Зверніть увагу, хто називав зустріч на порядок і час. Якщо можливо, попросіть учасників, що беруть участь, зареєструвати свої імена, щоб вам не довелося запитувати, як їх писати. У великих групах учасників поширюйте аркуш реєстрації, щоб перевірити свій контрольний список.
Виконати точно
Записуйте кожну проблему та будь-які дії, вжиті по кожному. Завжди вказуйте ім'я члена, який зробив цей рух. Перший крок загалом полягає у прийнятті протоколу попереднього засідання, за яким слідують будь-які звіти комітету. Включіть рекомендації та будь-які дії, вжиті у відповідь. Зберегти письмові звіти комітету, щоб включити їх до останніх хвилин. Не намагайтеся підсумувати обговорення.
Зверніть увагу на імена тих, хто впроваджує, переміщує або інакше захищає дії разом з точним перерахуванням кожного руху. Багато організацій також записують людину, яка припиняє рух. Не соромтеся звертатися за уточненням або уточненням - цей офіційний запис прив'язує групу до конкретних дій.
Записуйте голоси відповідно до системи вашої організації. Вам знадобиться принаймні кількість голосів. Деякі групи також додають імена та записують, як кожна людина голосувала.
Запишіть час і спосіб відкладення. Підпишіть своє ім'я в якості секретаря-хвилини-хранителя.
Виконати
Негайно запишіть хвилини, а зустріч свіжа у вашому розумі. Отримати їх до лідера на схвалення протягом дня або двох разом зі списком звітів або експонатів.
Надсилайте хвилини учасникам і учасникам, які запросили їх електронною поштою, поштою First Class, спільним додатком, таким як Microsoft OneNote або хмарна програма, наприклад Google Drive.
Підготуйте офіційну копію та додайте оригінальні звіти та експонати для постійного запису.
Поради
-
Спробуйте вдосконалити шаблон для потреб вашої організації, а не намагатися підібрати ваші зустрічі до абстрактного шаблону. Багато бізнес-шаблонів є занадто неформальними для організаційних або публічних зустрічей.
Заохочуйте використання правил Роберта у вашій організації. Це широко використовуваний формат, який можна адаптувати до офіційних та неформальних зустрічей.
