Протоколи засідань персоналу забезпечують письмовий протокол прийнятих рішень, обговорюваних питань, прийнятих голосів, наданих завдань та інших питань, що стосуються персоналу. Важливо зафіксувати деталі зустрічі, а також суть обговорення. Вам не потрібно записувати кожне слово, сказане під час зустрічі, але ви повинні бути в змозі надати учасникам точний запис про зустріч.
Елементи, які вам потрібні
-
Інструменти для запису
-
Рекордер
Підготуйтеся до зустрічі, відвідавши кімнату, щоб оцінити, де ви повинні сидіти, щоб отримати найкращу точку зору та знайти електричні розетки, якщо вони вам потрібні. Перегляньте попередні хвилини, щоб досягти швидкості запису минулих хвилин.
Отримати копію порядку денного, щоб допомогти вам організувати протоколи за темами. Отримати список запрошених учасників та перевірити учасників, попросивши їх увійти під час входу на зустріч.
Зверніть увагу на дату і час зустрічі. Напишіть кожний рух, як він був представлений, слово в слово. Зафіксуйте голоси, які були прийняті, і скільки голосів висловилися, проти і утрималися. Включіть ім'я руху-мейкера і хто припиняє рух.
Використовуйте маркери, щоб виділити важливі теми обговорення, такі як бюджети, вибори або планування заходів компанії. Зверніть увагу на плюси і мінуси, висвітлені під час обговорення, і хто зробив кожну заяву. Завершіть кожну тему обговорення з результатом, який буде представляти собою рух і голосування, завдання для дослідження теми або призначеної дії.
Напишіть протоколи в чіткий, легкий для читання формат, щоб зробити їх легше дотримуватися. Знайдіть програми та інструменти, які вже створені, щоб зробити захоплення хвилинами більш ефективним. Їх можна знайти на таких веб-сайтах, як onenote.com, якщо ви використовуєте Windows. Ознайомтеся з evernote.com для написання інструментів, approo.com для інструментів запису та обміну хвилинами, а також з документами Google для шаблонів хвилин зустрічей і простих способів обміну хвилинами.
Напишіть протоколи, як тільки зможете після зустрічі, поки дискусії ще свіжі у вашому розумі, бажано протягом 24 годин. Напишіть у третій особі.
Надішліть проект керівнику або керівнику, який очолив зустріч для розгляду, перш ніж надсилати хвилини іншим учасникам. Зробіть виправлення та надішліть копію всім учасникам зустрічі. Додайте відповідні документи, такі як копія бюджету, список дій або список контактних номерів.
Поради
-
Створіть шаблон для спрощення процесу прийняття хвилин. Використовуйте його знову і знову, коли приймаєте хвилини персоналу.
Використовуйте пристрій запису, якщо вас турбує точність. Скажіть учасникам, що вони записуються перед увімкненням рекордера.
Увага
Не втрачайте спокою, коли ви втрачаєте інформацію про обговорення або не розумієте, що ви зробили. Коли ви заплуталися, припиніть розгляд і попросіть роз'яснення, щоб переконатися, що ви точно повідомили.
