Орієнтуйтеся на свою мету, коли ви надсилаєте скаргу, або коли ви просите допомогу з обслуговування клієнтів. Виграй битву з листом з обслуговування клієнтів, освоївши власне розчарування і зібравши ввічливий, послідовний запит на виправлення. Напишіть лист з обслуговування клієнтів, щоб отримати результати, дотримуючись декількох простих рекомендацій, дуже схожих на традицію серед газетних репортерів.
Хто?
Уважно звертайтеся до свого листа. "Переконайтеся, що ви відправляєте його … тому, хто може діяти на ньому", говорить Розалі Маджо, автор книги "Як сказати".
Досліджувати відповідне ім'я та адресу; не вгадайте або припускайте. Зверніться зі скаргою до "Джона Сміта, директора з обслуговування клієнтів ABC Gadget Corporation" з відповідною адресою, а не просто "Відділом обслуговування клієнтів".
Зателефонуйте в офіс компанії для отримання інформації, шукайте онлайн-ресурси, такі як Гувер (ресурс нижче), або спробуйте в Better Business Bureau, якщо вам потрібна більше допомоги.
Що, де і коли?
Використовуйте гідну мову в своєму листі. Визначте продукт або послугу, що є предметом Вашої скарги. Вкажіть деталі, такі як марка, модель, рік, дата доставки або дата встановлення.
"Описуючи проблему, будьте конкретними і доречними. Просто стверджуючи, що продукт" не працює ", не надає достатньої інформації. Детальний опис вашої скарги допоможе компанії у вирішенні вашої проблеми", - говорить веб-сайт RocketLawyer. який надає шаблони листів скарг для клієнтів.
"Я купив MagnaGadget встановлений три тижні тому і почав відчувати проблеми, як тільки я розпакував його. Гаджети не залишитися на стійці або на ручці", дає набагато більше інформації, ніж "Ваші продукти смердить!" Надайте компанії необхідні інструменти для вирішення Вашої скарги.
Як?
Перелічіть кроки, які ви зробили досі для вирішення проблеми. Поясніть, що ви зробили і яку відповідь ви отримали.
"Магазин, в якому я придбав комплект, передав мені місцевий відділ обслуговування клієнтів у метро. Пан Джордж Алленбі з цього офісу заявив, що вони не змогли мені допомогти, оскільки я придбав комплект зі магазину зі знижками. репутацію надійних гаджетів, і я дуже розчарований у відповідь досі."
Запропонувати конкретне і задовільне рішення проблеми. "Я вважаю, що ABC робить хороший продукт. Це, мабуть, лише незначний збій компанії, але це велика проблема для мене. Якщо ABC замінить дефектний набір MagnaGadget, я був би щасливий". Дайте компанії спосіб зробити все правильно, але будьте розумними.
Чому?
Лікуйте з одержувачем листа так, як хочете, щоб вас лікували: гідність і тверді манери дадуть вам кращий результат, ніж грубість і образливе поведінка. Слідкуйте за порадою: "… не забувайте бути тактичним, але твердим. Якщо ви відчуваєте, що ви ображені, дотримуйтеся своїх гармат і не задовольняйте, поки проблема не буде виправлена", - підкреслила Маргарет Маккарті в письмовій формі Зроблено легко. Зараховуйте повагу одержувача листа з ввічливим і розумним підходом, і ви будете набагато більш імовірно, щоб вирішити проблему до вашого задоволення.
Більше інформації про написання листів
Листи-скарги для зайнятих людей; Джон Ведмідь і Марія Ведмідь, 1999
Шокований, здивований і розбещений: як писати листи на скарги, які отримують результати; Еллен Філліпс, 1998
