Облік вручну передбачає використання паперових журналів і журналів для обліку фінансових операцій. Ці інструменти з давніх часів. Бухгалтери, які часто носять зелені козирки і чорні пов'язки, використовують ручний облік, щоб допомогти зберегти фінансові показники для своїх компаній. Сьогодні підприємства можуть використовувати ручний облік деяких процесів. Недоліки, однак, можуть послабити ручну бухгалтерську діяльність.
Час споживання
Процеси бухгалтерського обліку, які використовують паперовий журнал і бухгалтерські книги або подібні інструменти, вимагають багато часу для виконання завдань. Бухгалтерам необхідно буде знайти облікові записи та журнали в системі до запису записів. Перевірка залишків на рахунках та перегляд інформації також важко. Бухгалтерам також може знадобитися провести через декілька документів, щоб знайти інформацію, яку вимагають керівники. Копіювання цієї інформації також може бути важким.
Підлягають помилкам
Помилки можуть бути досить частими в процесах ручного обліку. Поширеними помилками є введення інформації в неправильні облікові записи, перенесення цифр або запис інформації назад. Хоча ці помилки також в сучасних системах обліку, вручну системи не мають внутрішніх перевірок і противаг. Бухгалтери, які досліджують помилки, часто витрачають кілька годин на пошук і виправлення записів. Багато бухгалтерів, які працюють у кількох бухгалтерських книгах, можуть посилити ці проблеми.
Відсутність безпеки
Нестача безпеки є ще одним поширеним недоліком ручного обліку. Компанії можуть бути не в змозі перешкодити співробітникам переглядати конфіденційні дані у паперових журналах та журналах. Файли, скопійовані та збережені на комп'ютері, також можуть бути менш безпечними. Це може дозволити працівникам зловживати фінансовою інформацією через шахрайство або розкрадання. Невдоволені працівники можуть також непоправно пошкодити інформацію та знищити важливі фінансові записи.
Мало доступних копій
Великі організації часто вважають, що ручне ведення бухгалтерського обліку важке через відсутність кількох журналів та журналів. Більшість підприємств будуть мати один журнал для кредиторської заборгованості, дебіторської заборгованості, заробітної плати, основних засобів і так далі. Це означає, що тільки один бухгалтер може працювати в журналі в будь-який момент часу. Відокремлення цих бухгалтерських книг у під-літературах може призвести до меншої безпеки та потенціалу для дублювання інформації в системі обліку.
