При управлінні бізнесом, ви повинні вирішити, який тип системи обліку ви хочете використовувати. Можна вибрати між системою ручного обліку або комп'ютеризованою. Хоча комп'ютеризовані системи зручні, існують певні переваги, які можуть надавати системи ручного обліку.
Уникайте корумпованих даних
Однією з переваг використання системи ручного обліку є те, що ви знаєте, що ваші документи завжди будуть доступні, коли ви їх потребуватимете. Це не завжди буває, коли ви використовуєте комп'ютеризовану систему. Коли ви використовуєте комп'ютеризовану систему обліку, багато разів дані стають пошкодженими, і ви більше не зможете отримати доступ до інформації. На цьому етапі ви потенційно можете втратити цінність даних, які вам дуже потрібні для вашого бізнесу.
Помилки копіювання
При використанні системи ручного обліку вам не доведеться турбуватися про помилки дублювання. З комп'ютеризованою системою є шанс, що ви дублюватимете неправильний файл і використовувати застарілий набір чисел. За допомогою ручної системи у вас просто є книга з вашими даними. Дублювання даних буде дуже залученим процесом, який навряд чи відбудеться. Це допоможе уникнути використання неправильних даних.
Внесення змін
Ще однією перевагою систем ручного обліку є те, що їх легше вносити зміни. Коли вам потрібно змінити запис на обліковій книзі, ви просто зробите ластик і стерти запис. Потім ви можете написати нову запис у порожньому. Якщо потрібно змінити запис у комп'ютеризованій системі обліку, можливо, вам доведеться ввести пароль і знайти відповідний файл, перш ніж його можна буде змінити. Це вимагає додаткового часу і може створити проблеми.
Доступність
Ще однією перевагою використання системи ручного обліку є те, що вона легко доступна кожному, хто потребує цієї інформації. Наприклад, власники бізнесу можуть покладатися на своїх бухгалтерських працівників для обробки програмного забезпечення бухгалтерського обліку і інформації в ньому. Якщо власникам потрібен доступ до певних даних у системі, їм доводиться чекати на когось з бухгалтерії, щоб отримати для них. За допомогою ручної системи вони можуть легко дивитися в книгу і отримувати інформацію самі.
