Компанії часто використовують комп'ютеризовану систему обліку для обробки та ведення бухгалтерських операцій та обліку. Система поглинає та зберігає ці дані, використовуючи такі модулі, як кредиторська заборгованість, дебіторська заборгованість, пробний баланс і нарахування заробітної плати. Комп'ютеризована система обліку або спеціально розроблена для певної компанії, або вона придбана у третьої сторони (наприклад, Timberline або MAS 200). Комп'ютерна система обліку є цінним інструментом для багатьох компаній.
Швидкість
Система обробляє дані швидко. Після того, як інформація введена у відповідний модуль, такий як нарахування заробітної плати або кредиторська заборгованість, система обробляє та зберігає її миттєво.
Автоматичне генерування
Більшість комп'ютеризованих систем бухгалтерського обліку мають такі функції, як введення замовлень і генерування пов'язаних рахунків. Роботодавець може створювати рахунки для своїх клієнтів, зберігаючи їх імена, адреси, замовлення та рахунки-фактури стільки часу, скільки необхідно. Комп'ютеризована система також дозволяє роботодавцеві робити та роздруковувати виписки з рахунків. Крім того, багато систем обліку мають функцію оплати праці, яка дозволяє здійснювати повну обробку заробітної плати, включаючи генерування та друк чеків і звітів.
Своєчасність
Роботодавець має можливість друкувати та передрукувати замовлення клієнтів, рахунки-фактури та всі інші операції бухгалтерського обліку. Він також може легко знайти дані щодо заробітної плати працівників, такі як поточна адреса та сума оплати, без необхідності здійснювати пошук у кабінетах для подачі документів, щоб знайти файли персоналу.
Виправлення вручну
Комп'ютеризована система обліку виключає ручну обробку. Останній включає в себе обробку та реєстрацію доходів, витрат, прибутків, збитків та примирення компанії вручну, створюючи багато місця для помилок. Операції з нарахування заробітної плати та податкові операції підприємств також фіксуються вручну. За допомогою комп'ютеризованої системи обліку роботодавець має більш плавний процес ведення обліку та балансування.
Мотивація персоналу
Комп'ютеризована система бухгалтерського обліку часто вимагає від персоналу проходити навчання для вивчення нових навичок, що змушує їх відчувати себе мотивованими. Крім того, роботодавець може провести навчання для представників компанії-постачальника програмного забезпечення, що створює менший тиск на працівників, щоб самостійно проводити навчання.
Спрощує аудит
Якщо федеральний або державний уряд вирішить провести перевірку компанії, комп'ютеризована система обліку спрощує процес. Зазвичай перед проведенням аудиту аудитор поштою повідомляє роботодавця про конкретні документи, необхідні для проведення аудиту. Залежно від характеру аудиту, документи можуть включати податкові звіти, реєстри заробітної плати та план рахунків.
Комп'ютеризована система обліку може зберігати багаторічну інформацію. Якщо аудит вимагає цього, роботодавець може отримати доступ до інформації, що датується багато років тому. Якщо під час аудиту аудитор спонтанно запитує бухгалтерський документ, роботодавець може швидко витягти його з системи замість того, щоб перебирати коробки для зберігання, щоб знайти копії.
Зменшує розтрати
Комп'ютеризоване програмне забезпечення бухгалтерського обліку ускладнює роботу працівників, щоб вкрасти гроші у компанії. Наприклад, якщо працівник заробітної плати намагається сплатити більше, ніж дозволена сума, її крадіжка, швидше за все, буде виявлена, оскільки система обліку зберігає всі збережені операції.
