Незалежно від того, чи це зустріч з працівниками чи така, що включає менеджерів, співробітників, керівників і інвесторів, хтось повинен бути там, щоб записати зустріч і поділитися інформацією з іншими, яких не було. А оскільки пам'ять може бути короткою, протоколи зустрічей також служать нагадуванням присутнім про обговорювані питання, прийняті рішення та дії, які люди повинні приймати. Оскільки протоколи служать орієнтиром для майбутніх ділових відносин, важливо організувати та включити правильну інформацію. Це починається з надійних інструментів.
Виберіть інструменти
Коли справа доходить до вибору інструментів, виберіть ті, які найкраще підходять для вас, і дозволять вам залишатися на вершині того, що відбувається на зустрічі, і приймати послідовні нотатки. Для деяких людей це ноутбук або планшетний комп'ютер; для інших це блокнот і ручка. Наявність записуючого пристрою, такого як диктофон або смартфон з програмою для запису, також може допомогти вам переглянути цю зустріч пізніше. Якщо ви користуєтеся смартфоном, планшетним ПК або комп'ютером, вимкніть звуки, ігри або програми соціальних медіа, щоб не зірватися під час зустрічі. Ці інструменти допоможуть вам швидше робити нотатки - але у вас завжди має бути блокнот і кілька ручок або олівців під рукою.
Використовуйте шаблон
Розробка шаблону допоможе вам заощадити час, оскільки вам не доведеться витрачати дорогоцінні моменти під час зустрічі, виписуючи обговорювані теми. Комп'ютерні програми, включаючи Microsoft Office, пропонують шаблони ділових зустрічей, які можна використовувати, - або ви можете розробити свій власний чистий документ, використовуючи порядок денний, який ви отримаєте перед зустріччю. Ці шаблони, як правило, містять розділи, які містять "Учасники", "Елементи дії", "Новий бізнес" і так далі, але перевірте з роботодавцем, чи потрібні інші елементи, такі як імена учасників, імена гостей та місце зустрічі. У верхній частині кожного розділу створіть невелике вікно зі словом "Час", щоб записати час початку розділу. На комп'ютері збережіть шаблон у Word або іншому редагованому форматі, залишивши кілька пробілів у кожному розділі. Якщо ви створюєте шаблон для друку, а потім заповнюєте його вручну, залиште достатньо місця в кожному розділі. Коли ви пишете нотатки в поспіху, ви часто будете писати більше і займати більше місця, ніж ви б, якщо б ви мали більше часу.
Що включати і що залишити
Метою проходження протоколу на зборах є не записування кожного обговорення, а облік того, що відбувалося, пропонуючи «Правила порядку Роберта», коротку книгу, в якій викладені шляхи проведення парламентських зборів. Ця книга часто використовується неприбутковими організаціями та підприємствами як керівництво для проведення зустрічей. З точки зору записів на зустрічах, не витрачайте час на записування кожного аргументу, який хтось зробив для або проти конкретної ділової дії, наприклад. Коли хтось робить рух, наприклад, записує точну формулювання руху, хто його зробив, і остаточні результати голосування. Ви, однак, не повинні записувати коментарі кожного за або проти руху. Коли хтось робить звіт, записуйте, хто зробив звіт, назву звіту, короткий звіт доповіді та вжиті заходи. А оскільки ви приймаєте "хвилини", напишіть час прийняття рішення, а також час, коли люди почали обговорювати цей пункт.
Розробка стенографії
Незважаючи на те, що ви не записуєте будь-яку річ, що трапилося, іноді акція на зустрічі може йти швидше, ніж ви можете продовжувати. Коли це станеться, використовуйте власну стенографію. Наприклад, можна використовувати скорочення загальних ділових слів, наприклад "mgmt" для керування або "прод" для продукту або продуктивності. Використовуйте ініціали для людей, які беруть участь у зустрічі, наприклад, "JS" для Джона Сміта. Символи, такі як знак питання, також можуть бути скороченими для "питання". Наприклад, ви можете написати "JS?" щоб вказати, що Джон Сміт задав питання. Створіть власну стенограму, а потім перекладіть її в терміни, які всі можуть зрозуміти, перш ніж публікувати нотатки на нараду.
